lexoffice Local Commerce: Was leistet die Buchhaltung dahinter?

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Einzelhandel ohne Kassensystem? Das ist nicht möglich. Ebenso unmöglich ist es, ohne eine leistungsstarke Buchhaltung wie Lexoffice Local Commerce auszukommen. Vorgestellt werden hier die wichtigsten Funktionen.

Lexoffice Local Commerce: Das braucht der Einzelhandel

Um das Einkaufserlebnis für sich und die Kunden so angenehm wie möglich zu machen, ist ein leistungsstarkes Kassensystem erforderlich. Dabei gibt es verschiedene Kassensysteme, die nicht alle für den Einzelhandel geeignet sind. Außerdem ist ein wichtiger Fakt bei der Auswahl, dass das System gesetzeskonform sein muss. Lexoffice Local Commerce ist ein solches System, das auch in 2019 den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entspricht. Allerdings: Ein gutes Kassensystem muss mit einer entsprechenden Buchhaltungssoftware hinterlegt sein, die bestenfalls aus dem gleichen Hause stammen sollte. Ansonsten kann es sein, dass beide nicht kompatibel sind. Doch was zeichnet eine gute Buchhaltung aus? Und kann die Kasse besser sein als die Buchhaltung? Letzteres lässt sich direkt mit „Nein“ beantworten, denn die Kasse ist immer nur so gut wie die Buchhaltungssoftware dahinter.

Ein Kassensystem soll die Arbeit im Einzelhandel erleichtern und für mehr Effizienz im Alltag sorgen. Gleichzeitig soll damit der Verkaufsprozess beschleunigt werden. Wichtig ist dabei das passende Zusammenspiel aus Hart- und Software, wie auch bei Lexoffice Local Commerce. Diese Buchhaltungssoftware dient gleich noch als Quelle für die vorgestellten Funktionen.

Eine moderne Software erlaubt es, mit nur wenigen Klicks zu kassieren, die Buchhaltung zu machen und Übersichten über Umsätze zu erhalten. Ein- und Ausgänge werden dabei ebenso erfasst wie eventuell gewährte Rabatte oder die nach Brutto und Netto geteilten Umsätze.

Wichtig ist das passende Zusammenspiel aus Hart- und Software, wie auch bei Lexoffice Local Commerce.

Wichtig ist das passende Zusammenspiel aus Hart- und Software, wie auch bei Lexoffice Local Commerce. (#01)

Die folgenden Kassensysteme sind derzeit im Einzelhandel noch üblich:

  • Offene LadenkassenOffene Ladenkassen sind heute immer noch zu finden, wenngleich sie längst nicht mehr modern sind. Doch vor allem kleine Unternehmen im Einzelhandel verwenden sie immer noch, müssen allerdings nach Ende der Schonfrist, die durch die Kassensicherungsverordnung ab 2020 gilt, auf digitale Systeme umstellen. Diese Gesetzesänderung hat tatsächlich zum Ziel, alle altmodischen Ladenkassen zu verbannen und die Händler zur Digitalisierung zu zwingen. Bis 2022 dürfen nicht-elektronische Kassen noch weitergeführt werden. Danach sind sie in sogenannte „finanzamtskonforme Kassen“ umzuwandeln.
  • Elektronische RegistrierkassenSie sind die fortschrittliche Variante der offenen Ladenkassen. In elektronische Registrierkassen wird der Preis oder die Artikelnummer über Tasten eingegeben oder es gibt einen Scanner, der den Barcode der Artikel erfasst. Die Kasse ermittelt am Ende den zu zahlenden Gesamtbetrag. Das Finanzamt sieht diese Kassen nicht besonders gern und unterstellt hier gern eine versuchte Steuerhinterziehung, weil eventuell nicht alle Beträge richtig erfasst werden.
  • PC KasseDie Artikel sind in eine Software eingespeist und können nicht per Nummer manuell eingegeben werden. Die Kassensoftware ist auf einem PC gespeichert. Der Umgang mit solchen Kassen hat sich der Praxis als viel zu aufwendig und langatmig erwiesen. Vor allem dort, wo es einmal schnell gehen muss, ist der Kassierer oder die Kassiererin rasch mit Tastatur, Maus und Scanner überfordert.
  • POS KassensystemePOS steht für Point of Sale. Solche Kassensysteme sind auf einzelne Branchen zugeschnitten und werden mit Kassenterminals, Tablet, PC oder Smartphone bedient. Ein POS Kassensystem kann jederzeit um weitere Kassen ergänzt werden, die Zahlungsvorgänge werden in der Cloud erfasst und gespeichert. Dieses System ist vor allem für die Einzelhändler praktisch, die mehrere Filialen unterhalten und alle mit der gleichen Software ausstatten wollen. Veränderte Preise werden dank der Software in allen Filialen gleichzeitig angepasst, Informationen sind beim POS Kassensystem von einem Ort aus für alle Filialen zugänglich.
  • iPad-KassensystemAuch das iPad-Kassensystem gilt als POS Lösung und ist vor allem für die Verbindung von stationärem Einzelhandel und Onlineshop hilfreich. Der Unternehmer ist mobil und steuert die gesamte Buchhaltungssoftware von seinem iPad aus. Damit sind zudem kundenbezogene Rabatte anwendbar, das iPad fungiert als Kasse, Buchhaltungs-PC und Informationsquelle in einem.
Nutzbar von jedem Gerät aus, ausgestattet mit verschiedenen Hilfefunktionen und das Angebot zum persönlichen Support lassen die Buchhaltung zum Kinderspiel werden.

Nutzbar von jedem Gerät aus, ausgestattet mit verschiedenen Hilfefunktionen und das Angebot zum persönlichen Support lassen die Buchhaltung zum Kinderspiel werden. (#02)

Lexoffice Local Commerce: Einfach und individuell

Jedes Kassensystem kann nur so gut sein wie die Buchhaltungssoftware dahinter und umgedreht. Natürlich gibt es verschiedene Kassensysteme für einzelne Branchen, doch für den Einzelhandel hat sich Lexoffice Commerce bereits vielfach bewähren können. Nutzbar von jedem Gerät aus, ausgestattet mit verschiedenen Hilfefunktionen und das Angebot zum persönlichen Support lassen die Buchhaltung zum Kinderspiel werden. Der große Vorteil: Alle Rechnungen von Kunden werden gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung verbucht. Das Kassensystem erfüllt alle Anforderungen, die vom Gesetzgeber an Registrierkassen gestellt werden, Buchungen werden automatisch erstellt und archiviert. Diese mobile Kasse erweist sich vor allem dann als praktisch, wenn sie auch auf Messen oder in Filialen mitgenommen werden soll, und wartet damit mit den Vorzügen der POS Kassensysteme auf. Gern wird Lexoffice Local Commerce als Cockpit bezeichnet, weil sich von hier aus alles steuern lässt. Versand- und Zahlungsarten sind dabei ebenso inbegriffen wie eine Übersicht über Produkte und aktuelle Lagerbestände, über Bestellungen und Kunden sowie der Zugriff auf Statistiken und Auswertungen.

Ganz wichtig: Die Buchhaltung ist GoBD-konform und es werden alle Daten zu jeder Zeit und auf einen Blick dargestellt: Offene Kontostände, Rechnungen, erstellte Angebote, Umsatzsteuer-Zahllast, Einnahmen und Ausgaben. Dazu ist es sogar möglich, die Umsatzsteuervoranmeldung aus der Buchhaltungssoftware heraus direkt an das Finanzamt zu übermitteln.

Lexoffice Local Commerce bietet eine Vielzahl an Funktionen. Welche davon für jeden Einzelhändler individuell relevant sind, muss selbst entschieden werden. Im Folgenden sind einige Funktionen vorgestellt, die die Buchhaltung deutliche erleichtern. Nicht umsonst kann sich Lexoffice in vielen Tests weit vorn positionieren, denn hiermit bekommen Einzelhändler alles, was sie im Alltag benötigen:

Video: lexoffice Local Commerce – Kassensystem mit automatischer Buchhaltung

  • AbschlagsrechnungNicht für alle Einzelhändler relevant, doch viele verlangen von ihren Kunden einen Abschlag auf zu liefernde Produkte oder Leistungen. Mit dieser Funktion der Buchhaltungssoftware werden Abschläge ordnungsgemäß erfasst und sind auch für das Finanzamt nachvollziehbar. Sie werden außerdem korrekt in die ebenfalls über die Software zu erstellende Schlussrechnung aufgenommen.
  • AbschreibungenDie Anschaffungen werden nach ihrem Wert aufgeschlüsselt und automatisch verbucht. Vor allem nach der Neuregelung zu den Geringwertigen Wirtschaftsgütern und den angepassten Werten ist dies hilfreich. Außerdem kann zwischen der linearen und der sofortigen Abschreibung gewählt werden. Sogar rückwirkend ist die Erfassung der Abschreibungen möglich.
  • AngeboteFür Angebote kann das individuell festgelegte Design genutzt werden. Außerdem lassen sich aus den Angeboten Rechnungen oder sogar Mahnungen erstellen. Wichtiges Detail: Die Angebote werden entsprechend für die Ansicht auf Smartphones skaliert.
  • BelegerfassungRechnungen und Belege werden mithilfe dieser Funktion per Foto erfasst. App-Fotos, Scans oder PDFs können erfasst und gespeichert werden.
  • BuchungsübersichtAlle Einnahmen und Ausgaben werden verbucht und in einer Übersicht dargestellt. Getrennt nach Soll und Haben, aufzulisten mit der Belegnummer, dem Buchungsdatum, Beträgen und Umsatzsteuer ergibt sich eine umfassende Übersicht zu sämtlichen Buchungsvorgängen. Diese sind im zugehörigen Dashboard jederzeit abrufbar.
  • Englische BelegeImmer mehr Einzelhändler bieten ihre Waren auch im Ausland an. Rechnungen, Angebote und Lieferscheine können aber nicht jedes Mal mühsam übersetzt werden. Die Funktion „Englische Belege“ sorgt dafür, dass diese direkt auf Englisch erstellt werden und den internationalen Rechtsvorschriften genügen.
  • Einnahmen-Überschuss-RechnungDie EÜR ist eine Gewinnermittlungsmethode, die innerhalb bestimmter Vorgaben möglich ist. Wer sich als Einzelhändler dazu entscheidet, kann mithilfe von Lexoffice Local Commerce die EÜR direkt erstellen und kann in amtlicher Form heruntergeladen werden. Ebenso ist eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung möglich.
  • GeschäftskontoMöglich ist die Eröffnung eines Geschäftskontos via Kontist, was jederzeit einen Überblick über das tatsächliche Netto sowie über die fälligen Steuern erlaubt.
  • Innergemeinschaftliche LeistungenVerkäufe innerhalb der EU werden als innergemeinschaftliche Leistungen bezeichnet. Sie müssen korrekt in der EÜR oder GuV verbucht werden. Lexoffice Local Commerce übernimmt das automatisch und weist die entsprechenden Beträge korrekt aus.
  • KassenbuchDas Kassenbuch erfasst Einnahmen und Ausgaben in bar und kategorisiert sie. Das elektronische Kassenbuch erfüllt alle Vorgaben des Finanzamts und sorgt für ein einfaches Erfassen sämtlicher Daten.
  • Liquidität planenAus den verschiedenen Übersichten zu Ein- und Ausgaben ergibt sich die Liquidität des Unternehmens. Die Software stellt eine diesbezügliche Prognose auf und zeigt die aktuelle Entwicklung der Liquidität.

Video: Buchhaltung ganz Einfach – LexOffice machts Möglich!

  • LohnabrechnungenWer als Einzelhändler Mitarbeiter beschäftigt, muss die korrekte Lohnabrechnung durchführen. Mit der Software ist das kein Problem, sie übernimmt automatisch alle Berechnungen und nimmt Pflichtmeldungen vor bzw. versendet die entsprechenden Daten.
  • Offene PostenForderungen und Verbindlichkeiten werden durch die Software übersichtlich dargestellt. So ist auf einen Blick erkennbar, wer noch Geld schuldet (Mahnungen können mit der Nutzung der entsprechenden Funktion der Software ebenfalls automatisch verschickt werden) oder welche eigenen Verbindlichkeiten noch bestehen.
  • Online BankingDas Onlinebanking ist im System integriert und erlaubt das rasche Ausführen von Überweisungen und einen Überblick über eingegangene Kundenzahlungen.
  • Integration Paypal KontoPaypal wird immer mehr zum Zahlungsmittel der Wahl. Das Paypal-Konto kann in die Software zur Buchhaltung eingebunden werden, sodass sämtliche Zahlungen und Gebühren direkt zu erfassen sind.
  • RechnungenRechnungen werden im eigenen Design geschrieben und basieren auf bereits versendeten Angeboten. Auch Mahnungen lassen sich direkt daraus erstellen und per E-Mail an den Kunden zustellen oder für den Postversand ausdrucken. Auch Serienrechnungen können automatisch erstellt werden bzw. gibt es eine entsprechende Erinnerungsfunktion. Eingehende Zahlungen werden dank der integrierten Funktion abgeglichen und es erfolgt eine Benachrichtigung, wenn hier Fehlbeträge auftauchen.
  • Schnittstelle für die SteuerberatungAls Einzelhändler auch steuerlich auf der richtigen Seite stehen: Mit der Steuerberater-Schnittstelle können Daten und Buchungen im DATEV-Format übernommen werden. Außerdem kann der Steuerberater einen direkten Zugang bekommen, sodass er die vorliegenden Buchungen einsehen kann.
  • UmsatzsteuervoranmeldungDie Umsatzsteuervoranmeldung wird auf Basis aller erfassten Daten und Belege erstellt. Dabei werden Konten und Kassenbuch mit hinzugezogen. Die Übermittlung via Elster ist einfach möglich.
  • Zusammenfassende MeldungBeim Verkauf von Waren innerhalb der EU ist eine zusammenfassende Meldung zu erstellen. Diese wird dank der entsprechenden Funktion in Lexoffice automatisch erstellt und an das Finanzamt übermittelt.

Welche Funktionen genau relevant sind, muss jeder individuell festlegen, dies hängt vom eigenen Unternehmen und der Art der geschäftlichen Tätigkeit ab (zum Beispiel nur innerhalb des Landes oder EU-weit). Außerdem stehen noch zahlreiche weitere Funktionen zur Verfügung, die hier nicht alle aufgelistet werden können.


Bildnachweis: ©Shutterstock – Titelbild: Cineberg – #01: Anna Kraynova – #02: Tyler Olson

Marius Beilhammer

Über 

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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