Lagerverwaltung per Software oder Excel?

Die Lagerverwaltung muss bestimmte Standardanforderungen erfüllen, soll gleichzeitig aber so einfach wie möglich sein. Hier stellt sich die Frage: Excel oder Software, was ist besser?

Lagerverwaltung: Das muss sie können

Die einen Waren, die auf Lager liegen, werden mehr, andere werden entnommen. Es gibt verschiedene Größen und Abpackungen, unterschiedliche Arten: Wer soll da den Überblick behalten? Das manuelle Führen von Lagerlisten ist längst nicht mehr möglich, daher kommt einer wohlüberlegten Lagerverwaltung eine besondere Bedeutung zu. Das Lagerverwaltungssystem muss die Lagerbestände jederzeit sicher abbilden können, soll gleichzeitig aber auch eine Navigation an den richtigen Lagerort zulassen. Dafür bringt das Produkt in der Regel dank Chargen- oder Seriennummer bereits die nötigen Voraussetzungen mit.

Die Lagerverwaltung muss verschiedene Prinzipien beherrschen, zu denen „First in first out“ (erste Bestellung zuerst), „Last in First out (letzte Bestellung zuerst) und „First expiry first out“ (erstes Ablaufdatum zuerst) gehören. Außerdem sollte das System die sogenannte chaotische Lagerverwaltung zulassen, die aber entgegen ihrem Namen keineswegs durcheinander und chaotisch ist. Es geht vielmehr darum, auch komplexe Anforderungen an das Lager zu erfüllen und Produkte rasch ein- und auslagern zu können. Außerdem soll ungenutzter Lagerplatz vermieden werden, indem bei der chaotischen Lagerverwaltung lediglich die Größe, das Gewicht und die Beschaffenheit der Produkte eine Rolle spielen. Jede freie Stelle im Lager wird damit besetzt, das Lager kann optimal genutzt werden.

Lagerverwaltung mit ERP-Systemen

Die ERP-Software gilt als Möglichkeit, alle Belange eines Unternehmens in nur einer Software zu erfassen. Damit also auch die Lagerverwaltung mit all den Lagerbewegungen und der Festlegung von Lagerkonzept und System zur Warenwirtschaft. Außerdem sind alle kaufmännischen Aspekte enthalten und es lässt sich der Einkaufsprozess mit dem Lagerverwaltungssystem kombinieren. Hier liegt eine Komplettlösung vor, die sich sogar der Unternehmensgröße anpassen kann.

Für das Unternehmen bietet sich damit der Vorteil, schnell auf Kundenwünsche reagieren zu können, sodass die Veränderungen des Marktes besser berücksichtigt werden können und die Wettbewerbsfähigkeit erhalten bleibt. Unternehmen haben entsprechend der Befürworter von ERP-Systemen gar keine andere Wahl, als auf diese ausgefeilte Software zu setzen, wenn sie am Markt erfolgreich sein wollen. Quelle: https://www.erp.com.de/

Ein ERP-System bietet folgende Vorteile für die Lagerverwaltung:

• automatisierte Steuerung und Vereinfachung der Warenwirtschaft durch Nutzung eines zentralen Datensystems
• Verbesserung der Produktivität durch effizienteres Arbeiten
• schneller Datenaustausch
• kurze Reaktionszeiten
• Anpassungsfähigkeit und Flexibilität des Unternehmens
• Prozesssicherheit
• Vernetzung von Filialen und Tochterunternehmen

Die Vorteile beziehen sich nicht nur auf einen Teil des Unternehmens, sondern wirken sich in der gesamten Firma und in allen Bereichen aus. Denn wenn eine Abteilung effizienter wirtschaften kann, hat dies Auswirkungen auf andere Bereiche und lässt diese ebenfalls produktiver werden. Alle Fachbereiche profitieren überdies davon, wenn Versandprozesse zügig gestaltet werden können und transparent bleiben.

Eine Lagerverwaltungssoftware hat aber auch Nachteile:

• hohe Kosten bei der Einführung des neuen Systems
• Demotivation bei Mitarbeitern, die die Lagerverwaltungssoftware nicht nutzen wollen
• Probleme bei der Integration vorhandener Systeme
• Kosten durch Wartung und Aktualisierungsprozesse
• Fehlerkorrekturen nur umständlich möglich

Viele der Nachteile sind allerdings individuell zu sehen. Außerdem ist zum Beispiel die Fehlerkorrektur zwar umständlich und aufwendig, dafür aber seltener möglich. Die Software macht eindeutig weniger Fehler als bei der manuellen Lagerverwaltung üblich.

Lagerverwaltung mit Excel: Die bessere Alternative?

Es gab Zeiten, da wurde gar nichts hinterfragt. Excel präsentierte sich als scheinbar beste Lösung für alles und brachte gleichzeitig den Vorteil mit, dass das Einarbeiten über Try and Error möglich war. Die einfache Tabellenkalkulation ist auch für Anfänger kein Problem, die meisten Formeln sind im Assistenten vorgegeben. Da liegt es nahe, Excel statt einer Lagerverwaltungssoftware in die engere Wahl zu ziehen. Warum die Versandprozesse nicht darüber darstellen? Lagerbewegungen eingeben oder gar das gesamte Lagerkonzept darauf aufbauen?

Die Fragen sind in erster Linie dann verständlich, wenn sich das Unternehmen gerade erst im Aufbau befindet und nach möglichst günstigen Hilfsmitteln sucht, mit denen sich die nötigsten Dinge organisieren lassen. Die Lagerverwaltung mit Excel erscheint einfach und ist ohne große Investitionen möglich. Immerhin ist Excel ohnehin im Office-Paket enthalten! Allerdings sollten gewisse Kenntnisse für die Anwendung von Excel-Lagersystemen vorhanden sein. Das Wissen um Formeln und Pivot-Tabellen sowie um Berechnungen mit verschiedenen Verweisen ist wichtig, damit die Lagerhaltung auf diese Art und Weise überhaupt Sinn ergibt und nachvollziehbar gestaltet werden kann.

Schwierig wird es allerdings, wenn auch andere Softwarelösungen im Unternehmen eingesetzt werden und ein Abgleich der verschiedenen Daten nötig wird. Wer direkt Entscheidungen treffen muss, braucht nicht erst eine langwierige Auswertung, wie sie über Excel möglich ist. Es muss in solchen Fällen vielmehr sofort ersichtlich sein, was eine Entscheidung begründet. Das wiederum ist nur über die Nutzung einer Software machbar. Nur sie sagt dem Anwender, ob die Ware gerade am Lager ist oder von Abteilung xy entnommen wurde, ob sie auch wirklich lieferbar ist oder wann der genaue Zeitpunkt der nächsten Lieferung sein könnte.

Theoretisch lassen sich all diese Daten auch manuell in Excel eintragen, allerdings ist hier keine ständige Aktualisierung möglich, sofern mehrere Abteilungen im Unternehmen vorhanden sind. Der allein tätige Selbstständige oder das Kleinunternehmen können sicherlich mit Excel ausreichend beginnen und erhalten die nötigen Daten auf einen Blick. Bei Unternehmen mit mehreren Bereichen (zum Beispiel Einkauf und Vertrieb, Produktion und Auslieferung), die alle Zugriff auf das Lager haben, wird es schwer, manuell für die nötige Aktualität zu sorgen.

Die Vorteile der Lagerhaltung mit Excel auf einen Blick:

• günstig in der Anschaffung, keine Extrakosten bei Nutzung von MS Office
• einfach anwendbar, keine großen Vorkenntnisse nötig
• kompatibel mit anderen MS-Programmen, leichter Datenim- und –export

Natürlich sind auch die Nachteile der Lagerverwaltung mit Excel relevant:

• niedrige Grenze eines angemessenen Verhältnisses von Aufwand und Nutzen
• hoher Zeitfaktor bei manueller Aktualisierung der Daten
• hoher Personalaufwand bei Aktualisierung
• kaum kompatibel zu Programmen außerhalb der MS-Welt

Eigenes System zur Lagerverwaltung finden: Wirklich eine Qual der Wahl?

Bei einer Betrachtung der Vor- und Nachteile wird es bereits ersichtlich: Die Lagerverwaltung per Software ist die einzig sinnvolle Alternative. Ein Existenzgründer oder Kleinunternehmer kann mit Excel sicherlich gut wirtschaften. Hier richtet er sich eine Tabelle ein, nutzt die einzelnen Spalten für Warenein- und –ausgänge, für das Darstellen von Bestell- und Lieferzeitpunkten und als Übersicht zu erst demnächst wieder lieferbaren Artikeln. Auch eine Auswertung mit bunten Diagrammen verschiedener Art ist hier leicht möglich und ohne große Vorkenntnisse zu erstellen.

Wer sich mit Excel beschäftigt, entdeckt die eine oder andere Zusatzfunktion, die beim selbst kreierten Lagerwirtschaftssystem hilfreich sein kann. Im Prinzip ist diese Art der Lagerhaltung vergleichbar mit der Buchhaltung des Kleinunternehmers oder Existenzgründers. Zu Beginn reichen ein paar Spalten und eine Tabelle mit den nötigsten Daten aus. Doch schon bald kommt der Punkt, an dem diese Tabelle erweitert werden muss. Dieser Punkt stellt eine Wende im Unternehmen dar, denn mit einher geht ein höhere Umsatz, ein höherer Warendurchlauf bzw. mehr Bestellungen, die bearbeitet werden müssen.

Es ist das Ziel des Unternehmens, erfolgreich zu wirtschaften und ein Meilenstein auf dem Weg zu diesem Ziel ist durch die Umstellung des einfachen Excel-Systems auf eine Software erkennbar. Die Lagerverwaltung per ERP ist aber auch für Unternehmen, die schon zu Beginn eine gewisse Größe haben und aus mehreren Abteilungen bzw. Bereichen bestehen, eine lohnende Investition. Hier werden viel Geld und Personal gespart, denn die Software erledigt die anstehenden Aufgaben zur Lagerverwaltung praktisch von allein.

Wer nun also die Entscheidung treffen muss, ob Excel oder Software zur Lagerverwaltung genutzt wird, sollte sich das eigene Unternehmen genauer ansehen. Welche Größe hat es, womit beschäftigt es sich, wie umfassend sind die Lagerveränderungen? Denn auch ein großes Unternehmen kann nur einen geringen Wechsel im Lager haben, weil wenige Dinge produziert werden, weniger eingekauft werden muss und sich die Lagerbestände selten ändern. Umgekehrt können auch kleine Unternehmen mit einem ständigen Bestandswechsel im Lager zu tun haben, es laufen viele verschiedene Größen und Arten von Produkten durch.

Die Entscheidung, ob Excel oder Software, muss daher immer im Einzelfall getroffen werden und verschiedene Parameter berücksichtigen. Dabei bleibt als Fazit, dass Excel zwar in vielen Fällen ausreichend ist, die ERP-Software mit Lagerverwaltungssystem aber immer die bessere Wahl darstellt. Der Grund: Die ERP-Software kann auch für andere Bereiche genutzt werden und bietet auch für die Lagerhaltung große Vorteile, während die auf die Lagerverwaltung zugeschnittene Excel-Tabelle tatsächlich nur dafür eingesetzt werden kann.

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