Kassensysteme dienen nicht nur zum Kassieren. Sie sind Multitalente, die auch der Steuerung der Warenströme und dem Marketing nützen. Händler sollten schon bei der Anschaffung des Kassensystems Weitblick beweisen.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Kassensysteme: Leistungsfähig und gesetzlich vorgeschrieben
Die Kasse wird meist nur mit dem Kassieren in Verbindung gebracht: Sie errechnet die zu zahlende Summe sowie den herauszugebenden Betrag, wenn der Kunde die Zahlung nicht passend geleistet hat. Außerdem nimmt die Kasse das Geld des Kunden auf und beinhaltet die Tageseinnahmen. Was viele aber vergessen: Moderne und voll ausgestattete Kassensysteme für den Einzelhandel sind mehr als nur essenzielle Alltagshelfer beim Kassieren. Sie helfen sogar dabei, die Warenströme zu steuern und gelten als wichtiges Marketinginstrument.
Zur Erklärung: Das sind Kassensysteme
Kassensysteme werden sowohl im Einzelhandel als auch bei Gastronomen und Dienstleistern verwendet. Sie dienen dazu, die Verkaufsabwicklung zu vereinfachen sowie zu optimieren. Heutige Kassen sind keine reinen Sammelkassen mit Schlossfunktion mehr, sie sind vielmehr ein leistungsfähiges IT-System, das als Registrierkasse ebenso wie als Bestell- und Informationssystem genutzt werden kann. Um den Geschäftsalltag reibungslos zu meistern, ist das Kassensystem daher für alle Unternehmen eine der wichtigsten Investitionen. Allerdings unterscheiden sich die Systeme teilweise sehr, daher ist es vor der Anschaffung wichtig, sich über die verschiedenen Ausstattungsvarianten und Leistungsumfänge zu informieren.
Zu unterscheiden sind diese Kassensysteme:
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Klassische Kassensysteme
Die traditionellen Systeme sind im Einzelhandel ebenso zu finden wie in der Gastronomie oder anderen lokalen Shops. Erfasst werden die Preise für Waren und Dienstleistungen sowie der Zahlbetrag insgesamt.
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Kassensysteme auf PC-Basis
Computer oder Tablets sind die Basis für diese Systeme. Weitere Softwareanwendungen sind integriert, dazu zählen unter anderem die Inventarverwaltung und die Berichterstattung.
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Mobile Kassensysteme
Mobile Händler, die auf Messen oder Märkten unterwegs sind, Lieferdienste und mobile Dienstleister nutzen derartige Systeme, die auf Smartphones oder Tablets installiert sind.
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Online-Kassensysteme
Verkäufe werden über E-Commerce-Plattformen oder spezielle Internetseiten abgewickelt. Kunden legen Waren in den virtuellen Warenkorb und bezahlen sie an der Online-Kasse.
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Selbstbedienungssysteme
Mithilfe dieser Kassensysteme können die Kunden ihre Einkäufe selbst scannen und bezahlen. Meist finden sich derartige Systeme zusätzlich zu konventionellen Kassen im Supermarkt.
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Kassensysteme für Restaurants
Bestellungen und Abrechnungen können verwaltet werden, außerdem bietet das System die Möglichkeit zur Tischzuweisung, Reservierungs- und Lagerverwaltung.
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Kassensysteme über die Cloud
Daten und Transaktionen werden nicht stationär, sondern in der Cloud gespeichert, der Zugriff darauf ist für alle Filialen eines Unternehmens möglich.
Kassensysteme in verschiedenen Branchen
Grundsätzlich wird in zwei Bereiche unterschieden, in denen Kassensysteme angewendet werden: Es geht um den Handel sowie um die Gastronomie.
Die benötigten Funktionen sind jeweils unterschiedlich, kommt es in der Gastronomie doch auch darauf an, typische Vorgänge buchen zu können.
Dazu zählen zum Beispiel Tischreservierungen, das Splitten von Zahlungen und die Umbuchung einer Reservierung.
Persönliche Kundendaten sind in der Gastronomie weniger relevant. Wichtiger hingegen sind derartige Datensammlungen im Handel, wo Angebote speziell auf die Kundengruppe zugeschnitten werden sollen.
Auch die Ausgabe von Kunden- und Bonuskarten muss über die Kasse möglich sein.
Noch vergleichsweise neu sind Kassensysteme im Apothekenbereich, die die automatische Abrechnung von Coupons an der Kasse ermöglichen.
Je nach Branche und Geschäftsmodell muss das erforderliche Kassensystem angeschafft werden. (Foto: AdobeStock – 321068674 Дарья Шуйскова)
Mithilfe dieser Kassensysteme können die Kunden ihre Einkäufe selbst scannen und bezahlen. (Foto: AdobeStock – 330259080 Koonsiri)
Um den Geschäftsalltag reibungslos zu meistern, ist das Kassensystem daher für alle Unternehmen eine der wichtigsten Investitionen. (Foto: AdobeStock – 653489402 Jose Calsina)
Zur Anschaffung von Kassensystemen: Passende Lösungen finden
Je nach Branche und Geschäftsmodell muss das erforderliche Kassensystem angeschafft werden. Wichtig: Ein derartiges System benötigt zum einen eine Hardware, zum anderen die passende Softwarelösung. Als Terminal können stationäre Rechner, Tablets, Smartphones, Laptops oder All-in-one-Geräte mit Touchscreen dienen. Ergänzend kommen Kassenschubladen (zur Geldaufbewahrung), Waagen, Kartenlesegeräte, Barcodescanner und Etikettendrucker hinzu. Auch bei der Auswahl dieser Geräte ist die Branche wichtig. Der individuelle Bedarf regelt die Ausstattung des jeweiligen Kassensystems.
Kassensicherheitsverordnung beachten!
Die Kassensicherheitsverordnung wurde seitens des Finanzministeriums erlassen und regelt die Sicherheitsstandards für die Anwendung von Registrierkassen. Unter anderem wird darin verlangt, dass alle Registrierkassen in Deutschland über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen. Diese wiederum sichert die Transaktionen an der Kasse auf einem internen Speicher. Ein entsprechender Code wird an die Kasse zurückgeliefert. Neben dem Ausdruck des Codes auf dem Kassenbon wird er zudem in einem Protokoll gespeichert und kann bei Bedarf darüber an das Finanzamt exportiert werden. Das soll die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung sicherstellen. Auch wenn es keine gesetzliche Verpflichtung zum Führen einer Registrierkasse gibt, so wird die Umstellung auf eine solche de facto durch die strengen Vorgaben erzwungen. Der Grund: Die Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung bei offener Ladenkasse sehr hoch und mit einem extremen Aufwand verbunden, wenn die Vorgaben der Kassensicherheitsverordnung eingehalten werden sollen.
Die traditionellen Systeme sind im Einzelhandel ebenso zu finden wie in der Gastronomie oder anderen lokalen Shops. (Foto: AdobeStock – 532657862 Drazen)
Universal- oder branchenspezifische Lösung wählen?
Im Einzelhandel Tätige können sich bei der Anschaffung eines Kassensystems zwischen der universellen und der branchenspezifischen Lösung entscheiden.
Beide haben Vorteile:
Universallösung:
- einfache Bezahlfunktion
- gute Kassenführung
- schnelle Einarbeitung in das neue System möglich – intuitive Bedienung
Branchenlösung
- Nutzung spezieller Funktionen möglich
- durch Anpassung der Funktionen Umsatzsteigerung und Kostensenkung erreichbar
- GoB (Gesetze ordnungsgemäßer Buchführung) konform
- Vereinfachung der Geschäftsabläufe
- leichtere Steuerung der Onlineshops
Eigene Anforderungen vor der Anschaffung des Kassensystems definieren
Ob im Einzelhandel oder in der Gastronomie: Vor der Anschaffung des Kassensystems sollte klar sein, was von diesem erwartet wird. Soll es besonders leicht zu bedienen oder extra klein sein? Muss es auch mobil zu nutzen sein oder reicht ein stationäres Gerät?
Auch die folgenden Punkte sind bei der Auswahl des passenden Kassensystems wichtig:
- Optimale Größe: Je kleiner die Kasse ist, desto mehr Platz bleibt für andere Dinge – vor allem bei kleinen Ladengeschäften ein wichtiger Punkt.
- Anbindung: Ist die Anbindung an das Lager gegeben, kann der Bestand direkt beim Kassieren angepasst werden. Die Inventur wird damit erleichtert, das Controlling transparenter. Zudem ist die automatische Registrierung von Bestandsveränderungen im Onlineshop nützlich, wobei die Aktualisierungen auf allen Plattformen gleichzeitig vorgenommen werden sollte. Ein nicht mehr am Lager befindliches Produkt wird dadurch gar nicht mehr erste angeboten.
- Zentrale Verwaltung: Sofern ein Unternehmen mehrere Filialen unterhält, sollten diese über das Kassensystem zentral verwaltet werden können.
- Einsatz im Bereich Marketing: Ein passendes Kassensystem erlaubt kurzfristige Werbeaktionen über Gutscheine und Coupons sowie die Einbeziehung von Kundenkarten.
- Möglichkeit zum Controlling: Statistiken zu Roherträgen und Umsätzen sollten über die Dashboards der Kasse ersichtlich sein. Dabei werden wichtige Kennzahlen zum Lagerumschlag oder Wareneinsatz berechnet und dargestellt.
- Sicherheit: Die Manipulation der Kasse muss ausgeschlossen sein.
Vor der Anschaffung eines Kassensystems unbedingt eine Bedarfsanalyse durchführen
Um herauszufinden, welches Kassensystem individuell am besten geeignet ist, wird eine Bedarfsanalyse für das eigene Unternehmen durchgeführt.
Nur mit einem optimal gewählten System ist es möglich, Verwaltungskosten zu senken und die Warenwirtschaft zu optimieren.
Die folgenden zehn Fragen sind dabei besonders relevant:
- Welche Zahlungsarten sollen Kunden an der Kasse nutzen können?
- Soll ein Warenwirtschaftssystem integriert sein oder sind entsprechende Schnittstellen wichtig?
- Soll die Kasse eine Inventur unterstützen und ein entsprechendes Inventurmodul mitbringen?
- Sind mehrere Filialen des Unternehmens zu verwalten und soll das über das Kassensystem möglich sein?
- Muss ein Onlineshop mit eingebunden werden und dient das Kassensystem nur für den stationären Verkauf?
- Sind Verkäuferstatistiken wichtig?
- Muss das Kassensystem Marketingfunktionen wie die Verwaltung von Coupons oder den Einsatz von Kundenkarten bieten?
- Sollen stationäre und mobile Kassen kombiniert werden?
- Entspricht das Kassensystem den Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung?
- Wie teuer darf das System sein?
