Umsatzsteuervoranmeldung: Auch ohne Steuerberater gut zu meistern

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Die Umsatzsteuervoranmeldung muss von den meisten Unternehmern regelmäßig erledigt werden. Doch immer wieder werden Fristen vergessen. Das ist spätestens dann ein Problem, wenn der Steuerprüfer vor der Tür steht.

Die Umsatzsteuervoranmeldung für Unternehmer: Wer muss sie warum abgeben?

Der Staat wartet nicht gern auf seine Steuern und hat dementsprechend die Umsatzsteuervoranmeldung eingeführt. Das Umsatzsteuergesetz regelt die Abgabe der Voranmeldung in § 18, der sicherstellt, dass die Zahlungen der Umsatzsteuer regelmäßig auf das Jahr verteilt werden. Dies hat für den Staat nicht nur den Vorteil, dass er nicht lange auf die Zahlungen warten muss, sondern auch, dass das Risiko des Zahlungsausfalls verringert wird.

Unternehmer müssen eine Voranmeldung abgeben

Der Staat befürchtet nicht ganz zu Unrecht, dass viele Unternehmer irgendwann pleitegehen. Dann wiederum würden sie die bis dahin angefallene Umsatzsteuer nicht mehr zahlen können. Also erfordert der § 18 des Umsatzsteuergesetzes, dass die Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich oder quartalsweise zu erfolgen haben. Zumindest die fällige Umsatzsteuer bis zu dieser Frist wird dann gezahlt und geht nicht etwa durch eine Insolvenz verloren. Die Voranmeldung sichert demzufolge eine Vorauszahlung auf die Umsatzsteuer zu.

Auch der Unternehmer selbst profitiert von der Voranmeldung. Die Steuerlast wird gleichmäßig über das Jahr verteilt, was wiederum bedeutet, dass nicht am Ende des Jahres die komplette Umsatzsteuer auf einen Betrag zu zahlen ist. Zahlungsschwierigkeiten, die sich durch das Ausgeben der Umsatzsteuer im Laufe des Jahres ergeben, können somit vermieden werden. Wichtig ist aber, dass Unternehmer die Umsatzsteuervoranmeldung pünktlich erledigen, denn Versäumnisse können teuer werden. Das Finanzamt schickt beim ersten Mal noch gern eine Erinnerung, doch schon beim nächsten Mal drohen Verspätungszuschläge.

Zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung sind alle Unternehmer in Deutschland verpflichtet, die selbstständig oder freiberuflich tätig sind und keine der folgenden Ausnahmen darstellen:

  • Der Unternehmer ist Existenzgründer und Kleinunternehmer (im Jahr der Gründung keine höheren Einnahmen als 22.000 Euro, im Folgejahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz.
  • Der Unternehmer gehört einer bestimmten Berufsgruppe an. Keine Voranmeldung abgeben müssen zum Beispiel Ärzte und Zahnärzte, Versicherungsmakler oder Physiotherapeuten.

Die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung kann auf einmal jährlich reduziert werden, wenn die Umsatzsteuerzahllast im vergangenen Jahr unter 1.000 Euro gelegen hat.

Tipp: Vereinzelt können auch Privatpersonen zur Abgabe der Voranmeldung verpflichtet sein, wenn sie zum Beispiel regelmäßig hohe Einnahmen durch Verkäufe erzielen. Hier lohnt es sich, rechtzeitig mit einem Steuerberater oder mit dem Finanzamt zu sprechen und sich entsprechende Informationen einzuholen.

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss von den meisten Unternehmern regelmäßig erledigt werden. ( Lizenzdoku: Adobe Stock- contrastwerkstatt)

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss von den meisten Unternehmern regelmäßig erledigt werden. ( Lizenzdoku: Adobe Stock- contrastwerkstatt)

Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung

Die rechtlichen Regelungen zur Umsatzsteuervoranmeldung sehen bestimmte Fristen vor, binnen denen die Anmeldungen beim Finanzamt eingegangen sein müssen.

In der Regel wird die Anmeldung einmal im Monat oder einmal pro Quartal fällig. Als Stichtag gilt hier immer der 10. des Monats, wer auch nur einen Tag darüber kommt, muss schon mit einer Ermahnung rechnen. Das ist beim ersten Mal nicht schlimm, doch wenn die Versäumnisse mehrfach vorkommen, könnte durchaus eine Steuerprüfung anstehen. Das Finanzamt schaut hier sehr genau hin!

Hilfreich kann der Antrag auf Dauerfristverlängerung sein. Damit wird die Umsatzsteuer nicht mehr zum 10. des Folgemonats fällig, sondern der Unternehmer hat einen ganzen Monat länger Zeit, um die Voranmeldung abzugeben. Der Antrag auf Dauerfristverlängerung kann somit helfen, die Fristen im Blick zu behalten und nicht vor lauter Hektik im Alltag die Voranmeldung zu vergessen.

Wichtig: Wer dazu verpflichtet ist, die Voranmeldung monatlich einzureichen, muss beim Antrag auf Dauerfristverlängerung eine Sondervorauszahlung tätigen. Das Finanzamt kassiert dann ein Elftel der Umsatzsteuer, die im vergangenen Jahr gezahlt werden musste. Dieser Fakt entfällt, wenn im vergangenen Jahr mehr Vorsteuer ausgegeben als Umsatzsteuer erzielt wurde. Die Sondervorauszahlung führt aber nicht zu einer Erhöhung der Umsatzsteuerzahllast, sondern wird am Ende des Jahres mit der Umsatzsteuererklärung verrechnet.

Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und Berechnung der Umsatzsteuer

Mit der Einhaltung sämtlicher Fristen werden Verspätungszuschläge vermieden. Doch nicht nur die pünktliche Abgabe ist wichtig – Unternehmer sollten die Voranmeldung auch besser ohne nachträgliche Korrekturen erledigen.

Diese führen in der Regel zu Problemen und dazu, beim Finanzamt direkt als auffällig zu gelten. Auch wenn sich natürlich nicht in jedem Fall eine Steuerprüfung daraus ergibt, schauen die Finanzbeamten doch gern ein wenig genauer hin, wenn ständig Korrekturen durchgeführt werden.

Die Abgabe der Voranmeldeformulare ist nur online möglich, eine Abgabe auf den früher üblichen Papiervordrucken ist nicht möglich. ( Lizenzdoku : Adobe Stock- S.Kobold )

Die Abgabe der Voranmeldeformulare ist nur online möglich, eine Abgabe auf den früher üblichen Papiervordrucken ist nicht möglich. ( Lizenzdoku : Adobe Stock- S.Kobold )

Art der Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung

Die Abgabe der Voranmeldeformulare ist nur online möglich, eine Abgabe auf den früher üblichen Papiervordrucken ist nicht möglich. Lediglich in wenigen Ausnahmefällen und auf schriftlichen Antrag (mit Begründung) hin ist es möglich, die Voranmeldung in dieser Form zu übermitteln. Am einfachsten ist die Übermittlung übrigens über das ELSTER-Formular des Finanzministeriums.

Dazu muss ein elektronisches Zertifikat erstellt werden, welches über das ELSTER-Portal bestellt wird. Nach der Anmeldung wird ein Brief durch das Finanzamt verschickt, der den nötigen Zertifikatsschlüssel enthält. Damit soll die Sicherheit der Online-Übertragung von Steuerdaten erhöht werden, außerdem wird das Zertifikat einer digitalen Unterschrift gleichgesetzt.

Berechnung der Umsatzsteuer

Die Höhe der Umsatzsteuer ist festgelegt und beträgt 7 oder 19 Prozent. Die Höhe der Mehrwertsteuer muss auf den Rechnungen des Unternehmers ausgewiesen werden. Wer die Umsatzsteuer nicht auf den Rechnungen ausweist, muss sie dennoch ans Finanzamt abführen, kann aber im Gegenzug keine Vorsteuer von den Kunden einnehmen.

Das Gegenstück zur Umsatzsteuer ist die Vorsteuer. Diese wird auf Lieferungen und Leistungen anderer Unternehmen bezahlt. Einfaches Beispiel: Unternehmer A kauft bei Unternehmer B einen neuen Schreibtisch für das Büro. Dieser kostet 100 Euro, zusätzlich muss er 19 Euro Umsatzsteuer zahlen. Diese 19 Euro gelten als Vorsteuer und können mit der Umsatzsteuer, die auf eigene verkaufte Leistungen oder Waren berechnet wird, angerechnet werden. Entsprechende Belege müssen aufbewahrt werden, wobei die Fristen für die Aufbewahrung bei zehn Jahren liegen.

Das Programm zur Voranmeldung der Umsatzsteuer erfragt nun die Summe der Einnahmen ebenso wie die Summe der Ausgaben. Die Differenz, die nach der Verrechnung beider Sätze entsteht, muss als Umsatzsteuer-Zahllast an das Finanzamt abgeführt werden. Entsteht dabei ein sogenannter Vorsteuerüberhang, kann dieser durch das Finanzamt erstattet werden. Das ist häufig bei jungen Unternehmen, die noch keine großen Einnahmen, dafür aber hohe Ausgaben haben, möglich.

Wie hoch die Säumniszuschläge im Einzelnen sind, hängt von der Höhe der Umsatzsteuerzahllast ab. ( Lizenzdoku: Adobe Stock-magele-picture )

Wie hoch die Säumniszuschläge im Einzelnen sind, hängt von der Höhe der Umsatzsteuerzahllast ab. ( Lizenzdoku: Adobe Stock-magele-picture )

Die Art der Besteuerung berücksichtigen

Im Rahmen der Unternehmensgründung kann die Ist-Besteuerung beantragt werden. Wird das nicht gemacht, gilt automatisch die Soll-Besteuerung. Erstere hat den Vorteil, dass die Umsatzsteuer erst dann fällig wird, wenn sie auch wirklich bezahlt wurde. Bekommt der Unternehmer A im oben genannten Beispiel seine Rechnung für den Schreibtisch im Oktober, bezahlt sie aber erst im November, wird die Umsatzsteuer ebenfalls erst im November angerechnet. Bei der Soll-Besteuerung ist der Zeitpunkt der Bezahlung nicht wichtig, hier wäre die Umsatzsteuer noch für den Oktober zu berücksichtigen.

Höhe der Versäumniszuschläge

Wie hoch die Säumniszuschläge im Einzelnen sind, hängt von der Höhe der Umsatzsteuerzahllast ab. Der Verspätungszuschlag beträgt in der Regel 10 Prozent der Zahllast. Wer dann zahlt und die Zahlung erreicht das Finanzamt ebenfalls zu spät, muss für jeden angefangenen Monat ein weiteres Prozent der Steuerschuld hinzurechnen. Was bei Unternehmern mit geringem Einkommen nicht viel ist (dennoch natürlich ärgerlich!), kann sich bei größeren Unternehmen mit entsprechenden Einnahmen zu einem echten Problem erwachsen. Hier betragen die Säumniszuschläge oft mehrere Tausend Euro.

Tipp 1: Wer die Zahlung der Umsatzsteuerzahllast per Banküberweisung tätigt, kann mit einer dreitägigen Schonfrist rechnen. Das Finanzamt fordert keine Zahlungen, die noch am gleichen Tag eingehen und berücksichtigt die Verzögerungen durch die Bank. Es kann einfacher sein, dem Finanzamt die Erlaubnis zum Einziehen der fälligen Beträge zu erteilen, denn dann braucht nur noch die Voranmeldung pünktlich überwiesen zu werden. Nach einigen Tagen Bearbeitungsdauer wird die Umsatzsteuer dann eingezogen.

Tipp 2: Auch in den Monaten, in denen keine relevanten Umsätze erzielt wurden, muss die Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben werden. Ansonsten droht das Mahnschreiben.

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