Notfallplan + Stromausfall: Konzept-Muster-Checkliste

Für jedes Unternehmen dürfte ein Stromausfall das Worst-Case-Szenario sondergleichen darstellen. Wohl dem Unternehmer, der nun genau weiß, was zu tun ist und auf verantwortliche Mitarbeiter bauen kann, die den Notfallplan anwenden.

Notfallplan für einen Stromausfall: Vorbereitung ist das A und O

Unvorhergesehene Ereignisse können schwere Schäden im Unternehmen hervorrufen, doch sie lassen sich proben und mit einem entsprechenden Notfallplan, der bei einem Stromausfall Anwendung finden kann, wird dem Ereignis zum gewissen Maß der Schrecken genommen. In jedem Unternehmen sollte daher ein Konzept zur weiteren Vorgehensweise vorliegen.

Wie wird gehandelt, sollte ein Stromausfall die Netzwerke, Telefone, Licht und Maschinen zum Erliegen bringen? Es ist nicht damit getan, nur auf einen Stromerzeuger zu vertrauen!

Mögliche Schäden durch den Stromausfall

Durch einen Stromausfall wird das Unternehmen in seiner Handlungsfähigkeit nicht nur eingeschränkt, sondern es ist komplett handlungsunfähig. Weder können Kunden noch Geschäftspartner erreicht und informiert werden. Eventuell verstreichen Fristen, wodurch Projekte nicht mehr wahrgenommen werden können.

Es können sogar rechtliche Konsequenzen damit drohen, wenn derartige Fristen nicht eingehalten werden. Ein prominentes Beispiel dafür dürfte das Finanzamt sein, das beim Überschreiten der Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung bzw. für die Abführung der Umsatzsteuer teilweise herbe Bußgelder verhängt. Auch wenn derartige Probleme nicht bei einem kurzzeitigen Stromausfall zu erwarten sind, treten sie doch nicht selten auf, wenn der Strom über zwei oder mehr Tage wegbleibt.

Das Geschäftsrisiko ist damit das größte Problem, das für das Unternehmen mit dem Stromausfall eintreten kann. Mit einer Betriebsunterbrechungsversicherung kann sich die betreffende Firma zumindest finanziell bis zum gewissen Maß absichern, doch auch ein Imageschaden kann zurückbleiben.

Umso wichtiger ist es, die richtige Vorbereitung zu treffen und organisatorisch vorzusorgen. Wichtig ist, dass im unternehmenseigenen Notfallplan Stromausfall überhaupt vorgesehen und abgehandelt ist. Dafür sollte es entsprechende Muster und ein Konzept geben, nach dem verantwortliche Mitarbeiter handeln können.

Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe hat dafür Fachinformationen zur Notstromversorgung in Unternehmen veröffentlicht, die unternehmensintern angepasst werden können. Zu finden ist hier beispielsweise ein Konzept darüber, wie im Falle eines Stromausfalls über die weitere Stromversorgung entschieden wird.

Infografik: Auswirkungen eines Stromausfalls ohne Notfallplan im Unternehmen in verschiedenen Branchen

Checkliste: Im Notfallplan Stromausfall ausführen

Gehen die Computer aus und stehen sämtliche Anlagen still, ist es zu spät. Zu diesem Zeitpunkt muss eine Checkliste bzw. ein Muster vorliegen, mit der oder dem der Notfallplan für das Unternehmen ergänzt wird und womit dem Stromausfall im Unternehmen gezielt zu begegnen ist.

Ein solches Konzept muss immer wieder überarbeitet werden, was schon allein durch eine mögliche Fluktuation der Mitarbeiter im Unternehmen begründet werden kann. Verlässt ein als verantwortlich benannter Mitarbeiter das Unternehmen, muss eine andere Person bestimmt werden, die den Notfallplan ausführen wird und das dort zum Stromausfall benannte Konzept anwendet.

Die Checkliste, nach der im Notfallplan Stromausfall behandelt wird, sollte mindestens diese Punkte umfassen:

Verantwortlicher Mitarbeiter benannt?
Vertreter für den Mitarbeiter benannt?
Krisenteam festgelegt?
Personen, die benachrichtigt werden müssen,
namentlich in der Checkliste aufgeführt?
Alle Kontaktdaten für Benachrichtigungen erfasst?
Sammelpunkte benannt?
Informationskette aufgeführt?
Wie soll die Weitergabe der Informationen nach extern erfolgen?
Welche Behörden sind zu benachrichtigen?
Welche Kunden und Geschäftspartner müssen informiert werden? Wie?
Standorte Notstromaggregate benennen
Sicherungskopien wichtiger Unterlagen extern?
Vorgehensweise bei Ausfall IT geklärt?
Wichtige IT-Daten extern gespeichert? Aufbewahrungsort?
Wann werden welche Ersatzsysteme eingesetzt?
Wer übernimmt die Dokumentation (Protokollerstellung zu Gesprächen etc.)?
Müssen Versicherungen benannt werden?
Vorbeugungsmaßnahmen erwähnt?

Der Notfallplan wird in vielen Unternehmen erstellt und bezieht sich zum Beispiel auf das Verhalten im Brandfall. Doch der Stromausfall wird als Gefahr immer noch unterschätzt. Dabei stellt er ein ernst zu nehmendes Risiko dar. Ein weiteres Problem besteht darin, dass viele Unternehmen zwar im Notfallplan Stromausfall aufnehmen, doch das einmal erarbeitete Muster nicht wieder erneuern.

Sie unterziehen es keiner Prüfung und so wird im schlimmsten Fall ein Verantwortlicher benannt, der gar nicht mehr im Unternehmen tätig ist. Daher gehört auf die Checkliste auch, zu welchen Terminen der Notfallplan überarbeitet werden muss. Das kann zum Ende des Monats sein, wobei der dafür verantwortliche Mitarbeiter ebenfalls namentlich zu benennen ist.

Des Weiteren muss jeder Beteiligte seine Zuständigkeiten und Befugnisse genannt bekommen, damit es nicht im Ernstfall zu Schwierigkeiten kommt, weil derjenige keine Berechtigung zum Zugriff auf Daten oder Ähnliches hat.

Jedes Unternehmen ist von seiner IT abhängig, und wenn diese wegfällt, herrscht Chaos. ( Foto: Shutterstock-bissun )

Im Notfallplan die IT berücksichtigen: Checkliste für wichtige Daten

Jedes Unternehmen ist von seiner IT abhängig, und wenn diese wegfällt, herrscht Chaos. Jeder weiß, wie es ist, wenn nur die E-Mails nicht durchgestellt werden können, weil es ein Problem mit dem Server gibt.

Wer das umgehen will, muss vorsorgen und ein entsprechendes Muster für die Vorgehensweise bei einem Stromausfall im Notfallplan hinterlegen. Des Weiteren ist die Vorsorge wichtig, denn Daten sollten immer doppelt gesichert sein – und das nicht in ein und demselben System! Stürzt dieses ab bzw. ist es durch den Stromausfall nicht nutzbar, sind die betreffenden Daten dennoch nicht zugänglich oder sogar verloren.

Wichtig ist, diese Punkte zu klären:

Wie lautet der Hostname?
Welche Software wird verwendet?
Welche Softwareversionen werden genutzt?
Wie lauten die Lizenznummern?
Welche Lizenzverträge bestehen? Wo sind die Kopien dafür?
Wo sind Kopien wichtiger Daten zu finden (evtl. auch in Papierform)?
Welche Passwörter und Login-Daten sind relevant?
Welche Netzwerkadressen sind vorhanden?
Welche IP-Adressen sind wichtig?

Wie für den gesamten Notfallplan gilt auch für die IT, dass ein Verantwortlicher nebst Vertretung festgelegt werden sollte. Dieser muss einen Zeitplan haben, nach dem Sicherungskopien erstellt werden. Außerdem müssen immer sowohl der Hauptverantwortliche als auch sein Vertreter Bescheid wissen, wo die jeweiligen Sicherungskopien zu finden sind.

Hierfür kann ein Musternotfallplan genutzt werden, der die wichtigsten Vorgehensweisen darstellt. Dieses Muster muss auf die eigenen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden, sodass auch Besonderheiten berücksichtigt werden können.

Die verantwortlichen Personen sollten überdies neben dem Notfallplan auch Bereitschaftspläne überarbeiten. Diese werden erstellt, damit in einem tatsächlichen Notfall immer eine Person erreichbar ist.

Allzu oft lässt sich in Unternehmen beobachten, das einmal aufgestellte Bereitschafts- oder Notfallpläne nicht mehr überarbeitet werden. Im Ernstfall sind sie nicht viel wert, weil sich niemand an ihnen orientieren kann.

Um im Notfallplan Stromausfall und die Auswirkungen desselben zu berücksichtigen, können keine allgemeingültigen Muster genutzt werden. Es ist daher wichtig, die unternehmensinterne Lage zu klären. ( Foto: Shutterstock- AVAVA )

Notfallplan Stromausfall: Vorab die Ausgangslage analysieren

Was könnte passieren, wenn der Strom im gesamten Unternehmen ausfällt und das über mehrere Tage?
Wie wären die Auswirkungen, wenn der Strom nur teilweise ausfällt?
Wenn er für einen Tag weg ist oder die Produktion nur für wenige Stunden unterbricht?

Während der letztgenannte Fall meist noch mit einem Stromerzeuger kompensiert werden kann, stellt sich das größte Problem bei einem längeren Stromausfall ein. Meist wird davon ausgegangen, dass mit einem Stromaggregat ca. 72 Stunden überbrückt werden können.

Was aber, wenn starke Schäden das weitere Arbeiten unmöglich machen?
Wie sind die Auswirkungen auf Kunden und Geschäftspartner?

Häufig geraten die betroffenen Unternehmen unter finanziellen Druck. Sie haben Termine zugesagt oder sind als Zulieferer für ihre Kunden unverzichtbar. Kann die Firma aber nicht produzieren und demzufolge nicht liefern, entstehen dem Kunden Verluste.

Diese wird er finanziell gegen den Verursacher geltend machen. Auch derlei Szenarien sollten in die Konzepterstellung zum Notfallplan bei Stromausfall einbezogen werden, denn sie können den finanziellen Ruin des betroffenen Unternehmens bedeuten.

Wichtig ist daher, auch eine entsprechende Versicherung im Rahmen der Notfallvorsorge abzuschließen bzw. deren Notwendigkeit rechtzeitig zu klären.