Eine ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung ist laut Gewerbeordnung (hier § 108) für Arbeitgeber vorgeschrieben. Sie müssen dem Arbeitnehmer diese aushändigen. Moderne Lösungen lassen die Abrechnung einfach und sicher werden.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Gehaltsabrechnung für Arbeitgeber: Lästige Pflicht und doch so einfach
Eine Gehaltsabrechnung ist für Arbeitgeber vorgeschrieben. Sie müssen diese für den Arbeitnehmer erstellen und ihm hier in verständlicher Form darlegen, wie sich sein Lohn oder Gehalt zusammensetzt. Wie auch bei der Buchführung für Unternehmen gilt, dass die Gehalts- und Lohnabrechnung für einen Laien nachvollziehbar sein muss. Damit wiederum soll der Arbeitnehmer in der Lage sein, die Zusammensetzung von Gehalt oder Lohn zu prüfen und etwaige fehlerhafte Berechnungen aufzuspüren.
Wichtig dabei: Nicht nur die Lohnsteuer muss korrekt ausgewiesen sein, auch die Sozialbeiträge müssen richtig berechnet und entsprechend abgeführt werden.
Auch wenn die Abrechnung für viele Arbeitgeber eine eher lästige Pflicht ist, stellt sie doch eine gute Möglichkeit dar, einen Überblick über die Personalausgaben zu bekommen. Außerdem ist die Entgeltabrechnung Teil der ordnungsgemäßen Buchführung, zu der jeder Unternehmer verpflichtet ist. Verschiedene Varianten stehen zur Erstellung einer Abrechnung zur Auswahl.
Gehaltsabrechnung online erledigen
Die Online-Lohnabrechnung in den letzten Jahren deutlich beliebter geworden. Hierfür wird eine Software verwendet, die als „Software as a Service“ (SaaS) genutzt wird. SaaS wird von einem Softwareanbieter zur Nutzung über das Internet (Cloud-Computing) offeriert.
Der Kunde kauft nicht mehr die komplette Software, um damit eine Gehalts- oder Lohnabrechnung zu erstellen, sondern er mietet diese gegen Zahlung eines Entgelts. Dafür wiederum wird eine Nutzungsdauer oder die der Anzahl der mit der Software abgerechneten Mitarbeiter vereinbart. Wartungsarbeiten obliegen dem Softwareanbieter, auch Updates werden von diesem eingespielt.
Der Nutzer solcher Lösungen muss sich um die technische Seite also nicht weiter kümmern. Offline lässt sich diese Lösung aber nicht nutzen. Hier ein Überblick über die Vorteile von SaaS im Unternehmensalltag:
Hier ein Überblick über die Vorteile von SaaS im Unternehmensalltag:
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Gehaltsabrechnung ohne örtliche Bindung
Die Abrechnung von Löhnen und Gehältern muss nicht am Firmencomputer vorgenommen werden. Sie ist von überall auf der Welt möglich, der Arbeitgeber könnte sie sogar aus dem Urlaub heraus erstellen. Schnell und einfach lässt sie sich online erledigen. So muss diese nicht separat geplant werden, falls am Tag der Fälligkeit der Abrechnung keine Fahrt ins Büro geplant ist.
Die Abrechnung von Löhnen und Gehältern muss nicht am Firmencomputer vorgenommen werden. ( Foto: Shutterstock Rostislav_Sedlacek )
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Prozesse automatisiert durchführen
Durch die Automatisierung der Prozesse ist die Gehaltsabrechnung besonders schnell möglich und kann binnen in relativ überschaubarer Zeit erledigt sein. Zudem ist jederzeit ein Überblick über die aktuelle Situation bei den Personalausgaben möglich. Dies ist in verschiedenen Situationen wichtig und kann schon relevant werden, wenn Geschäftsführer gegenüber dem Gesellschafter Auskunft über die finanzielle Lage und die Ausgaben des Unternehmens geben müssen.
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Geringere Kosten
Die Kosten für das Mieten von Softwares (sogenannten paperless solutions) sind geringer, als wenn ein Unternehmen einen Steuerberater oder ein Lohnbüro mit den Gehaltsbuchungen und Abrechnungen der Gehälter und Löhne beauftragen würde. Rechtssichere Lösungen
Durch das automatische Einspielen von Updates sind Online-Buchungssoftwares immer auf dem neuesten Stand der rechtlichen Vorgaben. Sie werden stets an das geltende Lohnrecht angepasst, der Unternehmer muss sich nicht um diese Anpassungen kümmern. Verlässlich werden rechtssichere Abrechnungen erstellt, die der Arbeitnehmer ausgehändigt bekommen kann. -
Rechtssichere Lösungen
Durch das automatische Einspielen von Updates sind Online-Buchungssoftwares immer auf dem neuesten Stand der rechtlichen Vorgaben. Sie werden stets an das geltende Lohnrecht angepasst, der Unternehmer muss sich nicht um diese Anpassungen kümmern. Verlässlich werden rechtssichere Abrechnungen erstellt, die der Arbeitnehmer ausgehändigt bekommen kann.
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Sicherheit der Daten
Der Schutz der Daten genießt die oberste Priorisierung bei Online-Buchungssoftwares. Die Sicherheit wird über entsprechende Zertifikate nachgewiesen, außerdem sind Verschlüsselungsstandards üblich. Die Datensicherheit muss regelmäßig überprüft werden, über die aktuellsten Prüfungen gibt es seitens des Anbieters der Software einsehbare Sicherheitszertifikate.
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Ständige Unterstützung möglich
Inzwischen gibt es zahlreiche Anbieter für SaaS und ihnen ist immer ein Punkt zu eigen: Sie bieten einen kostenlosen Support für ihre Software Solutions an. Damit ist der Arbeitgeber auf der sicheren Seite, wenn es darum geht, Bedienfehler zu vermeiden, welche später teuer werden können. Der Support ist fachlich versiert und kennt sich mit der Software perfekt aus.
Der Schutz der Daten genießt die oberste Priorisierung bei Online-Buchungssoftwares. ( Foto: Shutterstock- Andrey_Popov )
Gehaltsabrechnung mit einer installierten Software
Viele Arbeitgeber versuchen immer noch, mit Excel zu arbeiten und dort über Tabellen die vorgeschriebenen Personalbuchungen zu tätigen. Die Gehaltsabrechnungen sind damit aber sehr aufwendig und oft nur schwer nachvollziehbar. Das Risiko für Fehler ist groß, daher ist diese Variante weniger geeignet.
Möglich ist aber auch die Installation einer Software, mit der die Entgeltabrechnungen vorgenommen werden können. Die Software ist auch offline zu nutzen und berechnet die aktuellen Steuern und Sozialbeiträge. Sie wird jedoch nicht aktualisiert, weshalb der Unternehmer darauf achten muss, keine falschen Berechnungen vorzunehmen.
Es liegt in seiner eigenen Verantwortung, sich über mögliche Veränderungen zu informieren und die Berechnungen den jeweils gültigen Vorgaben anzupassen. Die Software kann über das Elster-Portal mit dem Finanzamt verbunden werden, damit lassen sich die nötigen Meldungen schnell und einfach erledigen.
Die Nutzung einer Software hat durchaus Vorteile und weiß mit verschiedenen Zusatzfunktionen zu überzeugen. So ist auch die Übertragung der Daten an das Steuerbüro oder an den Betriebsprüfer möglich.
Gehaltsabrechnung per Outsourcing erledigen lassen
Inzwischen gibt es zahlreiche Möglichkeiten für das Outsourcing und immer mehr Leistungen werden aus Kostengründen sowie aus Gründen der Effektivität durch Unternehmen ausgelagert. Auch bei der Gehalts- und Lohnabrechnung ist das möglich. Das bringt jede Menge Vorteile mit sich, kann aber auch nachteilig sein.
Wichtigster Vorteil ist, dass durch das Outsourcing Geld und Zeit gespart werden. Der Unternehmer hat mehr Zeit, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren und weiß dennoch, dass die Abrechnungen für Löhne und Gehälter pünktlich bei den Arbeitnehmern eintreffen werden.
Weitere Vorteile sind:
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Kostenersparnis
Steht die Wahl zwischen dem Einstellen eines Lohnbuchhalters und dem Outsourcing, so ist das Auslagern der Aufgaben sinnvoller. Ein angestellter Lohnbuchhalter kostet seinerseits wiederum sein Gehalt plus Sozialabgaben und Lohnsteuer. Durch das Auslagern können daher Kosten gespart werden, denn ein Lohnbüro kann günstiger sein.
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Aktuelle Rechtslage berücksichtigt
Für den Arbeitgeber bedeutet das Outsourcing ein Plus an Sicherheit, was rechtliche Belange angeht. Nicht immer sind ihm alle neuen Vorgaben bekannt, sodass durchaus Fehler in der Gehaltsabrechnung passieren können. Gerade angesichts dessen, dass das Lohnrecht so komplex und gleichzeitig unbeständig ist, werden hohe Anforderungen an die Lohnbuchhaltung gestellt.
Das angewendete Wissen muss immer wieder aufgefrischt werden. Ein beauftragter Steuerberater weiß um die rechtliche Lage und wendet die Vorgaben des Gesetzgebers an.
Ist der Monat vorbei, warten die Mitarbeiter auf ihre Lohnabrechnung ( Foto: Shutterstock fizkes )
Doch es gibt auch Nachteile beim Outsourcing der Lohnabrechnungen. Zum einen wird das Unternehmen abhängig von einem Dienstleister, der sich meist durch lange Verträge bindet. Abstriche müssen ebenso in puncto Datensicherheit gemacht werden, auch wenn jeder Steuerberater und jedes Lohnbüro darauf bestehen wird, dass die Daten absolut sicher sind. Doch es bekommen Dritte Einblicke in betriebsinterne Abläufe und Zahlen, die Kontrolle darüber wird zum Teil abgegeben.
Fazit: Gehaltsabrechnung am besten online erledigen
Aus den vorgenannten Möglichkeiten ergibt sich, dass Gehalts- und Lohnabrechnungen am besten online erstellt werden. Durch Software as a Service werden die meisten Vorteile für Unternehmen offenbar. SaaS ist kostengünstig, schnell und einfach, nicht ortsgebunden und sicher. Auch bei unternehmensinternen Computerproblemen kann die Abrechnung pünktlich und zuverlässig erstellt werden.
Die Verantwortung für die Aktualität der Software liegt beim Anbieter, der dieser Verantwortung in der Regel penibel nachkommt. Für Arbeitgeber, die als Selbstständige nur einen oder zwei Mitarbeiter beschäftigen, kann zwar auch eine der anderen Lösungen infrage kommen. Nicht selten wird hierbei auf die Nutzung von Excel gesetzt. Doch auch diese wenigen Mitarbeiter haben Anspruch auf eine korrekte Gehalts- oder Lohnabrechnung, sodass die Berechnungen selbst für kleine Unternehmen online die bessere Wahl sind.
