Kein mittelständisches Unternehmen kommt ohne eine gut funktionierende Einkaufsabteilung aus. Mit dem richtigen Know-how können die Mitarbeiter dieser Abteilung für eine Optimierung des gesamten Unternehmens sorgen.
Die Einkaufsabteilung im Unternehmen: So bedeutungsvoll ist sie
Wenn etwas im Unternehmen fehlt, geht der Mitarbeiter mit seinem Bedarfswunsch zur Einkaufsabteilung. Dort wird eine Bestellung ausgelöst und binnen kurzer Zeit stehen das benötigte Werkzeug, das Ersatzteil und die Verbrauchsmaterialien zur Verfügung. Doch die Einkaufsabteilung ist nicht einfach nur für Einkäufe nach Bedarf zuständig. Vielmehr sorgt sie mit überlegten Strategien dafür, dass Einsparpotenziale im Unternehmen erkannt werden.
Gleichzeitig sind in der eigenen Abteilung Optimierungsmaßnahmen selten, vor allem kleine und mittelständische Unternehmen müssen daher darauf achten, auch die Einkaufsabteilung selbst zu optimieren und regelmäßig Kontrollen zu unterziehen. Dann kann die Einkaufsabteilung hohe Einsparungen im Unternehmen ermöglichen.
Die Einkaufsabteilung ist stark spezialisiert, hier laufen alle Fäden zusammen. Nur sie hat den Überblick über den Lieferantenstatus, über die bestellten Produkte, die Bestellhäufigkeit und die vergebenen Konditionen. Es werden Stammdaten eingepflegt und Kennzahlen vergeben, mit deren Hilfe eine gewisse Transparenz bei den Kosten möglich ist. Der Einkauf sorgt mit seinem Know-how dafür, dass auch versteckte Kosten gefunden werden.
Neben der Lieferantensuche fallen der Einkaufsabteilung auch die folgenden Aufgaben zu: Auftragserteilung, Warenannahme, Überprüfung der Lieferung.(#01)
Welche Aufgaben hat die Einkaufsabteilung im Unternehmen?
Die Einkaufsabteilung ist nicht mehr nur die Anlaufstelle für jeden Mitarbeiter, der für seine weitere Arbeit etwas Bestimmtes benötigt. Sie ist vielmehr für eine Vielzahl von Aufgaben zuständig, die für die Zukunft des Unternehmens von Bedeutung sind. Das beginnt mit der Suche und Auswahl der Zulieferer, die für die jeweils benötigten Produkte die besten Geschäftspartner sein sollten. Nur mit einer gezielten Vorgehensweise und Auswahl der Lieferanten kann die eigene Wettbewerbsfähigkeit auf Dauer gesichert werden! Dies stellt sich jedoch in der Realität als nicht sehr einfach dar, denn das Bauen auf einige feste Lieferanten kann ein Drahtseilakt zwischen der Lieferantentreue und der Vermeidung von Abhängigkeiten werden.
Bei der Lieferantensuche gibt es verschiedene Vorgehensweisen: Meist wird zuerst über das Internet recherchiert, was über spezielle Portale möglich ist. Auch Fachmessen oder Kataloge sind gute Anlaufstellen bei der Lieferantenfindung. Kleine und mittlere Unternehmen tun gut daran, sich mit anderen Betrieben zusammenzuschließen, um günstige Konditionen für Großbesteller zu bekommen und höhere Rabatte aushandeln zu können. Diese Einkaufsstrategie sorgt für teils hohe Einsparungen.
Neben der Lieferantensuche fallen der Einkaufsabteilung auch die folgenden Aufgaben zu:
- Bestimmung des Bedarfs
- Ermittlung von zuverlässigen Lieferanten
- Vergleichen von Konditionen, Aushandeln von Preisen
- Festlegen von Bestellmengen entsprechend Bedarf und Budget
- Regelungen und Absprachen zu den Anlieferungen
- Zahlung der Bestellung
Waren bestellen, Warenlieferung, danach kommt die Bezahlung der bestellten Waren.(#02)
Neben dem reinen Bestellwesen werden auch Ausschreibungen durchgeführt. Ein Beispiel: Unternehmen xy braucht eine neue Laserschneidanlage. Dafür kommen verschiedene Hersteller infrage, die die gewünschten Spezifikationen bieten. Die Einkaufsabteilung wählt jedoch nicht einfach den günstigsten Anbieter, sondern fertigt eine Ausschreibung mit den benötigten Details an. Der endgültige Lieferant wird nach seinen Konditionen, Preisen und Zusatzleistungen, die speziell auf das zu beliefernde Unternehmen zugeschnitten sind, ausgewählt.
Die übliche Vorgehensweise dazu sieht vor, dass die eintreffenden Angebote gelistet und nach festen Aspekten verglichen werden müssen. Werden hierbei gravierende Unterschiede festgestellt, müssen Einkäufer herausfinden, woraus sich die Differenzen ergeben und die Angebote letzten Endes qualitativ bewerten. Erst danach kann eine Entscheidung für oder gegen einen Lieferanten getroffen werden.
Neue Vorgehensweise: E-Procurement
Der Einkaufsprozess kann deutlich vereinfacht werden, wenn der Einkauf digitalisiert abläuft. Dies hilft zudem, Fehler zu vermeiden und lässt einen leichteren Vergleich verschiedener Angebote zu. Einkäufer und Lieferant sind elektronisch miteinander verbunden, was von Routineaufgaben entlastet.
Einkaufsabteilung prüft Lieferketten
Eine wichtige Bedeutung des Einkaufs im Unternehmen besteht im Überprüfen der Lieferkette, wofür teilweise Auskunfteien eingesetzt werden. Eine solche Vorgehensweise ist aber längst nicht mehr üblich und so reicht es vielen Einkäufern, sich regelmäßig über die Zulieferer zu informieren und dafür die Anlaufstellen zu nutzen, die üblicherweise für jedes Unternehmen zugänglich sind.
Der Einkaufsprozess muss außerdem das (hoffentlich vorhandene) Risikomanagementsystem nutzen. Dort sind Daten hinterlegt, die für den Einkauf relevant sind und bei denen es sich um Umsatzzahlen und Mitarbeiter, um Gewinne und Kosten dreht. Diese Kennzahlen werden durch SAP-Daten vervollständigt, sodass auch Umsatz, Zulieferer und bestellte Teile mit in die Bewertung fließen.
Der Einkauf beschäftigt sich überdies mit dem Warengruppenmanagement, wodurch deutlich wird, welche Waren bzw. welche Kategorien am häufigsten nachbestellt werden müssen. Dabei präsentiert sich das Warengruppenmanagement als zweischneidiges Schwert, denn es ist sowohl für das eigene Unternehmen als auch für die belieferten Firmen wichtig.
Es können nur Aussagen über Art und Menge der am häufigsten bestellten und der ausgelieferten Waren getroffen werden, wenn die Produkte und Waren gruppiert wurden. Damit wiederum ist die Methodenentwicklung möglich, mit der neue Wege im Einkauf beschritten werden können und sich neue Einsparpotenziale auftun können.
Der Einkauf beschäftigt sich überdies mit dem Warengruppenmanagement, wodurch deutlich wird, welche Waren bzw. welche Kategorien am häufigsten nachbestellt werden müssen.(#03)
Einkaufsstrategie: Strategischer Einkauf für Unternehmen
Die Strategien des Einkaufs werden für alle Unternehmen immer wichtiger. Einkaufsorganisation und Einkaufsstrategie gehen hier Hand in Hand, wobei festzustellen ist, dass viele Einkäufer in der Praxis weniger strategisch als vielmehr operativ tätig sind. Der strategische Einkauf umfasst vor allem die Marktanalyse sowie die dauernde Suche nach Lieferanten, die zuverlässig und leistungsstark sind.
Außerdem müssen verschiedene Entscheidungen durch die Einkaufsabteilung getroffen werden:
- Soll jetzt gekauft werden oder sind weitere Vergleichsangebote einzuholen?
- Sollen die benötigten Waren aus einer Quelle stammen oder wird auf eine Diversifizierung der Lieferanten gesetzt?
- Wie sind die Zulieferer bewertet und können hier Optimierungen vorgenommen werden?
- Welche Zulieferer lassen sich auf welche Verhandlungen ein und passen die Konditionen wie gewünscht an?
Das Verfolgen von Einkaufsstrategien und die dauernde Analyse der Märkte stellt eine große Herausforderung für die Einkaufsabteilung dar, denn aus dem bloßen Einkauf ist längst ein Einkaufsmanagement geworden. Preise, Kosten und Qualität des Marktes sollen durch die professionelle Tätigkeit der Einkäufer transparenter und besser zu bewerten sein. Unterstützend werden verschiedene Softwares im Einkauf eingesetzt, die die oft komplexen Lieferketten berücksichtigen. Daraus resultiert eine Methodenentwicklung, die für die weiteren Geschäfte des Unternehmens unverzichtbar ist.
Die Einkaufsorganisation bzw. die Einkaufsstrategie sieht allgemeine Leitlinien vor, die aus der Strategie des Unternehmens abgeleitet werden. Einbezogen werden dabei unter anderem verschiedene Sourcing-Strategien und die Aufstellung des Einkaufs im gesamten Geschäftsmodell des Unternehmens. Die Strategie bei einem Serienbedarf liegt anders als bei einer speziellen Beschaffung für ein einzelnes Projekt.
Die folgenden Punkte haben Einfluss auf die Wahl der Einkaufsstrategie:
- Größe des Unternehmens
- Einbindung der Einkaufsabteilung in die Vorgänge im Unternehmen
- globaler oder regionaler Einkauf gewünscht
- Vertriebsziele des Unternehmens
- mögliche Flexibilität des Einkaufs durch sich verändernde interne und externe Bedingungen
Der letztgenannte Punkt stellt für die Einkaufsabteilung eine besondere Herausforderung dar. Sehr häufig ändern sich externe Bedingungen: Ein Zulieferer fällt aus, bei einem anderen ergeben sich neuerdings Verzögerungen. Die Konditionen der Zulieferer ändern sich – all diese Punkte verlangen eine hohe Anpassungsfähigkeit des Einkaufs, der bei weiteren Bestellungen darauf reagieren muss.
Mithilfe des bereits angesprochenen Warengruppenmanagements lässt sich das Beschaffungsportfolio des Unternehmens darstellen und es werden verschiedene Merkmale in Gruppen zusammenfassbar. Daraus wiederum kann der Einkauf bei seiner weiteren Tätigkeit einen Nutzen ziehen und seine eigene Position erkennen. Nicht selten ergeben sich darüber Optimierungsmöglichkeiten, die große Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben.
Um sich der Bedeutung der Einkaufsabteilung für das Unternehmen bewusst zu werden, sollte ihre Stellung im Rahmen des Einkaufsprozesses überdacht werden.(#04)
Einkaufsabteilung: Kann das Unternehmen ohne Einkauf wirtschaften?
Um sich der Bedeutung der Einkaufsabteilung für das Unternehmen bewusst zu werden, sollte ihre Stellung im Rahmen des Einkaufsprozesses überdacht werden. Man stelle sich vor, jeder Mitarbeiter könnte die benötigten Dinge selbst beschaffen. Er hat keinen Überblick über das aktuelle Budget, bestellt munter ein Werkzeug nach dem anderen. Es wird ein neuer Computer benötigt? Kein Problem, die Bestellung kann einfach ausgelöst werden. Das kann ein Unternehmen in den Ruin treiben!
Während des Einkaufsprozesses ist der Überblick über Kosten und Budget jederzeit zu behalten, was nur durch eine zentrale Stelle im Unternehmen möglich ist. Diese Funktion übernimmt die Einkaufsabteilung, in der alle Fäden zusammenlaufen und die genau weiß, ob in diesem Monat noch Geld in einer Kostenstelle für den Einkauf bestimmter Dinge vorhanden ist oder ob bis zum nächsten Monat gewartet werden sollte. Sicherlich kann ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern auch im Bereich Einkauf funktionieren, wenn genügend Absprachen vorgenommen werden.
Doch auf Dauer ist dies nicht möglich und es wird unweigerlich zu Fehl- oder Mehrbestellungen sowie zu Budgetüberschreitungen kommen. Schon kleine und mittlere Unternehmen benötigen daher eine eigene Abteilung für den Einkauf, die notfalls auch nur mit einem kompetenten Mitarbeiter besetzt wird. Dieser darf allerdings keine anderen Aufgaben im Unternehmen ausführen müssen und ist einzig für den Einkauf zuständig. Auch der Vertrieb gehört nicht in den Einkauf!
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