Bei der Vorbereitung einer S/4HANA-Umstellung stellt sich die Frage, ob sämtliche SAP-Daten übernommen oder selektiv archiviert werden sollen. Globale Cloud-Trends, digitale Transformation und komplexe Compliance-Anforderungen erhöhen das Datenvolumen in SAP-Systemen exponentiell und verkürzen Migrationsfenster spürbar. Effektive Archivierung eliminiert Altlasten zielgerichtet. Eine systematische Strategie reduziert Datenvolumen, verbessert die Anwendungsleistung und senkt Betriebskosten dauerhaft. Gleichzeitig gewährleistet sie die Einhaltung von DSGVO- und GoBD-Vorschriften mit entplexit als erfahrenem Ansprechpartner. Effizient, zuverlässig und zukunftssicher.
Inhaltsverzeichnis: Das erwartet Sie in diesem Artikel
Schattendaten eliminieren senkt Kosten optimiert SAP Systemperformance nachhaltig dauerhaft
Durch exponentielles Wachstum operativer Abläufe in SAP-Systemen nimmt das Datenvolumen kontinuierlich zu, was Migrationsprojekte entscheidend verteuert und verlängert. Jeder Terabyte an historischen Einträgen erfordert zusätzliche Rechenressourcen und Speicherplatz, was Projektbudget und Zeitplan belastet. Mittels struktureller und unstrukturierter Archivierung lassen sich nicht aktive Daten auslagern, Schattendaten eliminieren und die Systemlandschaft verschlanken. Dies reduziert Kosten, beschleunigt S/4HANA- oder RISE-Einführungen und steigert die Systemstabilität deutlich. Optimierte Datenhaltung führt zu besserer Transparenz und Compliance.
Strukturierte Datenarchivierung über SARA, ADK und SAP ILM rechtssicher
Die strukturierte Archivierung von SAP-Daten fokussiert sich auf Tabellen, Belegkopien und Prozessdatensätze und setzt hierfür ADK, SARA sowie SAP ILM ein, um Datensätze effizient aus der aktiven Datenbank auszulagern. Unstrukturierte Inhalte wie PDF-Dokumente, Office-Formate oder gescannte Unterlagen werden über ArchiveLink, CMIS beziehungsweise ein Dokumentenmanagementsystem revisionssicher abgelegt. Eine integrative Vorgehensweise verbindet beide Technologien, reduziert das In-Memory-Datenbankvolumen, optimiert Zugriffszeiten und gewährleistet dauerhafte Lesbarkeit aller gespeicherten Informationen sowie rechtskonforme Archivierung langfristig und transparent.
DSGVO-konforme Sperrung und endgültige Löschung personenbezogener Daten per ILM
Mit SAP ILM werden sämtliche Datenprozesse von der Generierung bis zur Vernichtung automatisiert überwacht und gesteuert. Nach Ablauf von Aufbewahrungsfristen oder bei Wegfall des Verarbeitungszwecks lassen sich personenbezogene Datensätze DSGVO-konform sperren oder löschen. Die Lösung unterstützt zudem Nearline Storage, WebDAV- und S3-basierte Speicheranbindungen, wodurch Archivdaten effizient ausgelagert und unabhängig von der operativen HANA-Datenbank verwaltet werden können. Automatisiert auf Unternehmensanforderungen abgestimmt.
Unternehmen riskieren Vendor Lock-in durch fehlende Archivierung vor Migration
Wird Archivierung erst unmittelbar vor der SAP-Migration angegangen, entstehen schnell aufgeblähte HANA-Datenbanken, die hohe Storage-Kosten verursachen und Projekte verzögern. Fehlen offene Standards und Schnittstellen, droht ein Vendor Lock-in durch proprietäre Archivierungslösungen. entplexit empfiehlt eine frühzeitige Analyse der Datenbestände, entwickelt individuelle Lösch- und Aufbewahrungskonzepte und integriert den SAP Archive Managed Service, um maximale Transparenz zu bieten, technologische Unabhängigkeit sicherzustellen sowie GoBD-, DSGVO-Konformität garantiert und optimale Performance.
Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Audit-Trails gewährleisten DSGVO- sowie erfolgreiche GoBD-Prüfungen
Eine ganzheitliche Archivierung kombiniert technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Datenverschlüsselung gewährleistet Vertraulichkeit während Speicherung und Übertragung. Rollenkonzepte und Zugriffskontrollen regulieren Berechtigungen je nach Anwenderprofil. Vollständige Audit-Trails dokumentieren Zugriffe, Änderungen und Löschvorgänge unveränderbar. Zusammen bilden diese Elemente eine transparente, rekonstruierbare Prozessgrundlage. So gelingt die Einhaltung von GoBD und DSGVO-Anforderungen, Audits werden vereinfacht und das interne Risikomanagement gestärkt. Klare Verantwortlichkeiten, Richtlinien und Schulungen sichern den Einsatz von Komponenten.
Archivierung muss abteilungsübergreifend erfolgen für Finanzen bis Analytics Cloud
Um effektive Archivierungsprozesse zu implementieren, muss die IT-Abteilung weit über ihre klassischen Aufgaben hinausdenken. Ein abgestimmtes Konzept bezieht Finanzbuchhaltung, Einkauf, Personalmanagement, SAP BW und Analytics Cloud ein, um Datenflüsse unternehmensweit zu harmonisieren. entplexit unterstützt als erfahrener Dienstleister systemübergreifend, indem redundante Datenspeicher identifiziert und eliminiert werden. Durch diese abteilungsübergreifende Herangehensweise werden Kosten reduziert, Performance gesteigert und vorhandene Ressourcen effizient genutzt. Transparente Prozesse schnellere Migration sowie langfristige Skalierbarkeit.
Offener CMIS-Standard vereinfacht SAP BTP-Integration für flexible skalierte Archivierungsdaten
Unternehmen nutzen den SAP ILM Store auf Cloud-Plattformen wie Azure, Google Cloud oder AWS, um Archiv- und Langzeitdaten sofort und bedarfsgerecht zu erweitern. CMIS als offener Standard schafft herstellerübergreifende Kompatibilität und vereinfacht die Integration mit SAP BTP. Fiori-basierte Oberflächen optimieren das Output-Management für dokumentenintensive Prozesse. Ergänzend gewährleisten externe Archivierungslösungen hohe Verfügbarkeit, Automatisierung und regulatorische Compliance, sodass neue Geschäftsanforderungen jederzeit flexibel abbildbar sind. Strategische Planung, Monitoring und Lifecycle-Services sorgen für Effizienz.
entplexit reduziert HANA-Volumen durch Archivierung, Löschung um vierzig Prozent
Ein regionales Produktionsunternehmen hat zusammen mit entplexit sein SAP HANA-Datenvolumen signifikant reduziert, indem Altbestände selektiv archiviert und gelöscht wurden. Parallel dazu führte die Maßnahme zu einer spürbaren Verringerung der Cloud-Kosten im Vorfeld der SAP RISE-Migration. Die gezielte Verwendung von ADK, SARA und ILM ermöglichte die Herauslösung relevanter Datenpakete für den Umstellungsprozess. Dadurch wurde eine schnellere, kosteneffizientere und revisionssichere Umsetzung gewährleistet. Alle beteiligten IT-Teams profitierten von optimierten Laufzeiten, Transparenz und Sicherheit.
Gezielte Datenarchivierung steigert Performance senkt Kosten und stärkt Compliance
Durch intelligente Datenarchivierung lassen sich SAP-Datenmengen vor einer S/4HANA- oder RISE-Migration deutlich reduzieren und Migrationszyklen verkürzen. Diese Vorgehensweise erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit und trägt gleichzeitig zur Kostensenkung bei, indem Speicherbedarf und Wartungskosten spürbar zurückgehen. Ein proaktives Archivierungskonzept gewährleistet GoBD- und DSGVO-Konformität durch lückenlose Dokumentation. Offene Schnittstellen und Cloud-Speicherlösungen schaffen Freiräume für Innovationen. Unternehmen profitieren dabei von praxisnaher Beratung und Implementierung durch entplexit als erfahrenen Partner. effiziente Selektionsmechanismen sowie automatisierte Lebenszyklusverwaltung bieten.
