Wer hohe Nachzahlungen bei Betriebsprüfungen vermeiden und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Archivierung sicherstellen will, kommt um ein revisionssicheres Dokumentenmanagement nicht herum. Die unveränderliche und lückenlose Aufbewahrung aller Unterlagen ist damit garantiert. Für Einzelhändler bietet sich die Nutzung von SAP ArchiveLink an, denn damit ist die Einhaltung der GoBD-Vorgaben gewährleistet. Außerdem sind alle Voraussetzungen gegeben, die zur Einhaltung der gültigen DSGVO erfüllt sein müssen.
Hintergrund: Was ist SAP ArchiveLink?
Wer nutzt als Einzelhändler SAP ArchiveLink Transaktionen? Alle, die jetzt noch mit „Ich nicht!“ antworten, sollten sich einmal mit den Vorteilen der Anwendung vertraut machen. SAP ArchiveLink ist ein Dienst aus dem Hause SAP NetWeaver Application Server und verknüpft die Anwendungsbelege aus dem ERP-system mit den zugehörigen Dokumenten. Zur besseren Übersicht wird eine Verknüpfungstabelle erstellt. SAP ArchiveLink ist praktisch eine Art Brücke zwischen der Ablage im Archiv und dem ERP-System, wobei es keine zeitliche Beschränkung für die einzelnen Verknüpfungen gibt.
Die wichtigsten Funktionen von SAP ArchiveLink
SAP ArchiveLink verbindet einen Beleg, was eine Rechnung oder ein Lieferschein sein kann, mit dem zugehörigen Dokument, welches sich im externen Archiv befindet. Anwender haben dabei jederzeit Zugriff auf die abgelegten Dokumente, somit muss nicht in jedem Fall das gesamte Archivsystem aufgerufen werden. Zudem bietet SAP ArchiveLink die folgenden Funktionen:
- Überwachung des Archivierungsprozesses sowie anschließende Erstellung eines Protokolls
- direkte Übermittlung der Dokumente in das Archivsystem nach dem Einscannen
- Unterstützung einzelner Dokumenttypen
- Anpassung des Systems an individuelle Vorgaben
- Archivierung von DART-Extrakten möglich
- Auffinden von Dokumenten über Inhaltssuche möglich
Die einzelnen Funktionen von SAP ArchiveLink sind für Einzelhändler von größtem Interesse, denn sie erleichtern die rechtssichere Archivierung und minimieren dabei mögliche Fehlerquellen.
Vorteile von SAP ArchiveLink für Einzelhändler
Wer im Einzelhandel tätig ist, weiß, wie viel neben dem reinen Verkauf verwaltet und organisiert werden muss. Die Aufbewahrung nicht mehr benötigter Unterlagen und Dokumente steht da trotz der geforderten Rechtssicherheit oft nicht gerade an erster Stelle der To-do-Liste. SAP ArchiveLink übernimmt an dieser Stelle und sorgt dafür, dass der schnelle und direkte Zugriff auf abgelegte Dokumente jederzeit möglich ist, dass eine gezielte Suche durchgeführt und insgesamt zeitintensive Aufgaben, die mit der Archivierung zusammenhängen, reduziert werden. Dies steigert letzten Endes die Effizienz der täglichen Arbeit im Einzelhandel. Hier noch einmal die Vorteil von SAP ArchiveLink im Überblick:
- revisionssichere Archivierung von Rechnungen, Dateien und Dokumenten
- schneller und direkter Zugriff auf archivierte Daten
- Zugriff direkt aus dem ERP-System heraus möglich
- gezielte Suche möglich
- Automatisierung des Archivierungsprozesses, damit weniger Fehler
- Erhöhung der Leistung des ERP-Systems durch Speicherung der Daten außerhalb der ERP-Datenbank
- zentrale Ablage erlaubt den leichteren Datenaustausch innerhalb verschiedener Abteilungen des Unternehmens
Rechtliches: Aktuelle Anforderungen an die Archivierung
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und das Handelsgesetzbuch geben den Rahmen für die Archivierung von Unterlagen und Dokumenten im Einzelhandel vor. Geregelt sind dabei auch Aufbewahrungsfristen, die Verfügbarkeit sowie die Unveränderbarkeit der abgelegten Dokumente. Zudem müssen alle Geschäftsvorgänge von einem sachkundigen Dritten nachvollziehbar sein.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten aktuell?
Einzelhändler müssen sich nach den üblichen Aufbewahrungsfristen richten, ehe sie Dokumente vernichten können. Dafür kommen verschiedene gesetzliche Vorgaben in Betracht:
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Handelsgesetzbuch:
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen und Handelsbriefe belaufen sich auf sechs oder zehn Jahre.
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Abgabenordnung:
Steuerrelevante Unterlagen müssen für bestimmte Zeiträume aufbewahrt werden. Für Bilanzen zählen beispielsweise zehn Jahre, Buchungsbelege müssen mindestens acht Jahre aufbewahrt werden. Handelsbriefe und Verträge müssen sechs Jahre lang verfügbar sein.
Die Frist beginnt stets mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Unterlagen erstellt wurden. Geht es beispielsweise um ein Dokument, das am 1. Juli unterzeichnet wurde, beginnt die Aufbewahrungsfrist erst zum Dezember des gleichen Jahres. Laut GoBD müssen die Unterlagen unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und sicher vor dem Zugriff Unbefugter aufbewahrt werden. Zudem sind die Regelungen zur Datenschutzgrundverordnung zu berücksichtigen.
Was gilt für die digitale Archivierung?
Auch wenn Bearbeitungen an einer Datei vorgenommen werden, muss das Original erhalten bleiben. Dies ist mit einem digitalen Archivierungssystem ohne Weiteres möglich. Hier werden zudem digitale Dokumente in ihrem ursprünglichen Format aufbewahrt. Eine Rechnung, die als PDF erhalten wurde, muss auch als PDF abgelegt werden, was mit SAP ArchiveLink ohne Weiteres möglich ist. Das Archivsystem, das zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen genutzt wird, sollte zudem eine Benutzerverwaltung bieten, bei der verschiedene Zugriffsrechte vergeben werden. Diese Grundsätze gelten für eine digitale Archivierung:
- Einhaltung des Grundsatzes zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Einhaltung der Grundsätze zur Richtigkeit, Vollständigkeit und Ordnung
- Einrichtung eines internen Kontrollsystems zur Überprüfung der eingehaltenen Grundsätze sowie der steuerrechtlichen Pflichten
- Einhaltung des Datenschutzes
Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen kann digital erfolgen, es gibt dazu aber keine Verpflichtung. Die Einhaltung der GoBD-Konformität muss jedoch immer sichergestellt werden.
SAP ArchiveLink Transaktionen: Was für Einzelhändler wichtig ist
Die Installation von SAP ArchiveLink ist denkbar einfach: Der Nutzer richtet einen Content Server ein und verbindet diesen mit dem SAP-System. Danach werden die geforderten Einstellungen getätigt und ArchiveLink kann konfiguriert werden. Für alle diese Vorgänge wird ein Protokoll erstellt.
Zur Steuerung und Überwachung der Archivierungsvorgänge im Einzelhandelsunternehmen können SAP ArchiveLink Transaktionen genutzt werden. Diese Codes halten die Verbindung zwischen ERP-System und den archivierten Daten. Außerdem steuern sie die gesamten Vorgänge zur Archivierung.
Die wichtigsten Transaktionscodes von SAP ArchiveLink
Üblich sind die folgenden Transaktionscodes:
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OAM1 – ArchiveLink Monitoring:
Die Archivierung wird überwacht und protokolliert.
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OAAD – Verwaltung abgelegter Dokumente:
Dokumente können angezeigt und verwaltet werden.
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OAC0 – Customizing Content Repositories:
Ablagesysteme werden verwaltet.
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OAC2 – Arten von Dokumenten:
Verschiedene Arten von Dokumenten können definiert und gepflegt werden.
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OAC3 – Herstellung von Verknüpfungen:
Einzelne Dokumentarten werden zu Content Repositories zugeordnet.
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OAWD – Ablage von Dokumenten:
Über SAP ArchiveLink können Dokumente auch manuell abgelegt werden.
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OAD5 – Customizing Wizard:
Dies ist der Einrichtungsassistent für SAP ArchiveLink.
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OAA3 – Protokolle:
Die SAP ArchiveLink Kommunikationsprotokolle werden mit diesem Transaktionscode verwaltet.
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OAG1 – Grundeinstellungen:
Nach Eingabe des Transaktionscodes werden die zentralen Basis-Einstellungen für SAP ArchiveLink angezeigt.
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OAD0 – Verknüpfungen von Objekten:
Objektverknüpfungen werden angezeigt und verwaltet.
SARA als wichtige SAP Transaktion
Die SAP ArchiveLink Transaktion SARA (das Kürzel steht für „SAP Archive Administration“ ist das wichtigste Werkzeug im ERP-System SAP, um Daten zu archivieren. Nicht mehr benötigte oder inaktive Daten können dabei aus der aktiven Datenbank in Archivdateien überführt und dort ausgelagert werden. Damit wird Speicherplatz frei und die Performance des gesamten Systems besser. Dabei führt SARA alle wichtigen Schritte bis zur vollständigen Archivierung durch. Angefangen von der Analyse über das Schreiben der Daten im Archiv bis hin zur Löschung der überführten Daten aus der Datenbank sind alle Leistungen enthalten. Außerdem gilt diese SAP ArchiveLink Transaktion als zentraler Weg, um Daten in SAP aufzurufen.
Anwender können verschiedene Abläufe der Archivierung durch SARA verwalten, nehmen Customizing-Einstellungen vor und können einen Vorgang zur Ablage auch unterbrechen und später fortsetzen oder beenden. Über SARA lassen sich zudem Statistiken zur Archivierung aufrufen und es können Netzwerkgrafiken angezeigt werden. Wichtig zu wissen: Der komplette Funktionsumfang zur Archivierung steht nur dann zur Verfügung, wenn die SAP ArchiveLink Transaktion SARA genutzt wird. Zudem werden dabei unterschiedliche Sicherheitsprüfungen vorgenommen, um zu verhindern, dass Daten mehrfach archiviert werden. Gleichzeitig prüft SARA, ob noch unvollständige Archivierungsläufe bestehen und leitet gegebenenfalls die nötigen Maßnahmen zur Beendigung ein. Dabei wird jedoch nur bis zu einem bestimmten Grad selbstständig gearbeitet, beispielsweise wird bei einer möglichen Mehrfacharchivierung der Nutzer darauf hingewiesen, dass es Probleme gibt und das weitere Vorgehen zu überprüfen ist.
