Outsourcing als Erfolgskonzept: Welche Vorteile versprechen sich Unternehmen?

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Dienstleistungen extern vergeben, das ist das vielversprechende Konzept von Outsourcing. Mehr zu den Chancen, Vorteilen aber auch zu den Bedenken erfahren Sie hier.

Wie Outsourcing funktioniert

Beim Outsourcing geht es darum, bestimmte Tätigkeiten nicht im Betrieb selbst durchzuführen, sondern externe Dienstleister damit zu beauftragen. Auf diese Weise kann man mit den eigenen Ressourcen besser haushalten. Gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen fällt es schwer, die verschiedenen Aufgaben zu organisieren:

Einerseits fehlt oft das Hintergrundwissen, beispielsweise wenn es um steuerliche Fragen geht oder um den Aufbau einer IT-Struktur, andererseits fallen einige Arbeiten nur sporadisch an, sodass eine komplette Personalstelle keine wirtschaftliche Lösung wäre.

Typische Bereiche, die ausgelagert werden, sind:

  • Die Produktion (kommt häufig bei größeren Konzernen vor),
  • Buchhaltung und steuerliche Angelegenheiten (von der Lohnbuchhaltung bis zur Erstellung des Jahresabschlusses),
  • das Marketing (Online-Marketing, Druckaufträge),
  • der IT-Bereich,
  • der Kundenservice.

Zwei Beispiele für Outsourcing: Online-Shop und Lohnherstellung

Wenn jemand seinen eigenen Nischenbereich gefunden hat und einen Internet-Shop gründet, sollte er zumindest im Webdesign gewisse Erfahrungen haben. Damit ist es möglich, die Internetseite komplett aufzubauen und auf diese Weise die Zielgruppe direkt anzusprechen. Zur Organisation der Shop-Seite kommen jedoch noch weitere Aufgaben: Man muss zeitnah auf Kundenanfragen und Reklamationen reagieren können, den Umsatz dokumentieren und die Zahlungseingänge überprüfen. Gegebenenfalls kann man den Kundenservice noch selbst erledigen, doch für die Logistik und die Buchhaltung lohnt sich das Outsourcing. Schon bei einem kleineren Shop sollte man sich außerdem juristisch absichern: Hier hilft gegebenenfalls ein Steuerberater oder ein Anwalt.

Bei kleinen Unternehmen mit bis zu 30 Angestellten werden häufig Arbeiten wie die Auftragsproduktion ausgelagert. Durch dieses Outsourcing der Lohnherstellung ist sichergestellt, dass alles reibungslos abläuft, ohne dass die Ressourcen der Firmenleitung angegriffen werden. Mit der fachlichen Kompetenz der Outsourcing-Partner lassen sich eventuelle Probleme von Anfang an vermeiden. Abhängig vom Arbeitsaufwand und von dem Know-how der Unternehmer ist es bei der Lohnherstellung bei Sternmaid möglich, ein Komplettpaket oder einzelne Leistungen zu beauftragen. Das Spektrum reicht hier von den Beschaffungsprozessen bis zur Verpackung der Produkte.

 

Beim Outsourcing geht es darum, bestimmte Tätigkeiten nicht im Betrieb selbst durchzuführen, sondern externe Dienstleister damit zu beauftragen. (#01)

Beim Outsourcing geht es darum, bestimmte Tätigkeiten nicht im Betrieb selbst durchzuführen, sondern externe Dienstleister damit zu beauftragen. (#01)

Wichtige Vorteile für die Outsourcing-Auftraggeber

Während sich ein Dienstleister wie Sternmaid um die ausgelagerten Tätigkeiten kümmert, können sich die Unternehmer weiter auf ihr eigentliches Geschäftsfeld konzentrieren. Dadurch werden die Personalressourcen nicht eingeschränkt. Gleichzeitig spart man viele Kosten und Nerven.

Die Outsourcing-Partner verfügen über umfassende Kenntnisse in den jeweiligen Bereichen, ob es um die Herstellung und Weiterverarbeitung von Produkten geht, um Verpackungen und um die Logistik oder um die Finanz- und Lohnbuchhaltung. Wenn jemand aus dem Unternehmen mit all diesen Aufgaben betraut werden soll, muss zunächst das erforderliche Fachwissen vorhanden sein. Weiterbildungsmaßnahmen sind unverzichtbar, denn in einigen Bereichen kommt es immer wieder zu Aktualisierungen, über die die Betroffenen informiert sein müssen.

Der Aufwand für das Outsourcing ist im Verhältnis zu anderen Lösungen sehr gering. Sicherlich könnte man einen zusätzlichen Mitarbeiter anstellen oder sogar eine komplette Abteilung, je nachdem, wie groß das Unternehmen ist. In vielen Fällen lohnt sich das jedoch nicht. Wer alles durchkalkuliert, stellt meistens fest, dass sich das Outsourcing leichter finanzieren lässt als die zusätzlichen Arbeitsplätze.

Auswirkungen auf die Arbeitsqualität

Der Mensch von heute ist multifunktional, doch auch die Überflieger können nicht alle ihre Aufgaben perfekt erledigen. Fehler passieren überall, und zwar gerade in den Fällen, wo man sämtliche Abläufe im Blick behalten möchte. Wenn man von erfahrenen Fachleuten unterstützt wird, fällt es sehr viel leichter, die eigentlichen Kompetenzen optimal zu nutzen. Genau das macht Outsourcing so interessant.

Bei den internationalen Konzernen lässt sich nachvollziehen, wie gut das Auslagern von einzelnen Arbeitsbereichen funktioniert. IKEA ist ein gutes Beispiel dafür: Der Möbelhersteller aus Schweden arbeitet mit etwa 2.500 externen Produzenten zusammen sowie mit einer ausgelagerten Logistik. Und für die Endmontage bei den Käufern werden Lieferanten beauftragt, die vor Ort sind. Ein weiteres Beispiel ist der Konzern Apple: Dieser beauftragt ausgerechnet Samsung mit der Fertigung von iPhone-Teilen.

 

Beim Outsourcing stehen unterschiedliche Formen zur Auswahl. Welches Modell für den individuellen Fall geeignet ist, richtet sich nach der Größe und dem Hintergrund des betroffenen Unternehmens. (#02)Beim Outsourcing stehen unterschiedliche Formen zur Auswahl. Welches Modell für den individuellen Fall geeignet ist, richtet sich nach der Größe und dem Hintergrund des betroffenen Unternehmens. (#02)

Beim Outsourcing stehen unterschiedliche Formen zur Auswahl. Welches Modell für den individuellen Fall geeignet ist, richtet sich nach der Größe und dem Hintergrund des betroffenen Unternehmens. (#02)

Outsourcing in mehreren Varianten

Beim Outsourcing stehen unterschiedliche Formen zur Auswahl. Welches Modell für den individuellen Fall geeignet ist, richtet sich nach der Größe und dem Hintergrund des betroffenen Unternehmens. Häufig lassen sich die verschiedenen Systeme kombinieren, zudem gibt es Unterformen. Im Folgenden sollen die wichtigsten Outsourcing-Modelle kurz vorgestellt werden:

  • Business Process Outsourcing (BBO):
    Bezieht sich auf die Auslagerung von spezifischen Geschäftsprozessen. Hierbei kann es sich um das Rechnungs- und Personalwesen handeln, um die technische Dokumentation oder um die Logistik.
  • Application Service Providing (ASP):
    Steht für die Anwendungsdienstleister, die den Firmen ein externes Datencenter sowie einen Softwareservice bereitstellen. Damit haben die Auftraggeber die Möglichkeit, ein spezielles Programm zu nutzen, ohne dass dieses auf dem eigenen Firmenserver installiert sein muss. Zum ASP gehören auch die Wartung, die Datensicherung und die Datenverarbeitung.
  • Business Transformation Outsourcing (BTO):
    Kombiniert die Auslagerung mit einer gezielten Unternehmensberatung. BTO findet vor allem bei einer Umwandlung eines Betriebs statt, also wenn eine Prozessveränderung stattfindet oder wenn es Anpassungen des Geschäftsmodells gibt.
  • Beim Complete Outsourcing:
    Werden ganze Bereiche des Unternehmens ausgelagert, beispielsweise der IT-Bereich.
  • Managed Services:
    Kümmern sich um Arbeitsbereiche wie Kommunikation. Damit sollen schnelle Reaktionen ermöglicht werden, wie sie bei Umstrukturierungen nötig sind. Vor allem in einer Krise des Unternehmens kann das sehr wichtig sein.
  • Mit Out-Servicing:
    Ist die Auslagerung des Kundendienstes an einen Partner gemeint. Das kann ein Callcenter sein oder eine fachkundige Wartungsfirma.
  • Outtasking:
    Bezeichnet die Übertragung von einzelnen, fest definierten Aufgaben an einen externen Service. Unter anderem handelt es sich dabei um Übersetzungen, um Aufträge für Webdesigner, um die Entwicklung einer Software und um ähnliche Tätigkeiten.
  • Transitional Outsourcing:
    Kommt dann zum Einsatz, wenn ein Unternehmensbereich komplett umstrukturiert wird. Ein Stillstand dieses Bereichs ist nicht wirtschaftlich, darum braucht man eine zweckmäßige und sichere Übergangslösung. In diesem Zeitraum werden daher die entsprechenden Aufgaben an externe Anbieter ausgelagert, die über die nötigen Kenntnisse verfügen. Dadurch lässt sich der Verlust durch den Stillstand vermeiden oder zumindest minimieren.
  • Offshore-Outsourcing (Offshoring):
    Bezieht sich auf die Auslagerung von Prozessen ins Ausland. Durch dieses Modell lassen sich die Produktionskosten deutlich senken, zudem gibt es Einsparmöglichkeiten beim Gehalt, auch wenn die Qualifikation der Mitarbeiter die gleiche ist wie im Inland.

 

Beim Outsourcing sind einige Vorsichtsmaßnahmen zu treffen, um eventuelle Negativkonsequenzen zu vermeiden. Schließlich soll die Auslagerung Schwierigkeiten beheben und keine Probleme verursachen. (#03)

Beim Outsourcing sind einige Vorsichtsmaßnahmen zu treffen, um eventuelle Negativkonsequenzen zu vermeiden. Schließlich soll die Auslagerung Schwierigkeiten beheben und keine Probleme verursachen. (#03)

Was beim Outsourcing zu beachten ist: Ein Blick auf die Nachteile

Beim Outsourcing sind einige Vorsichtsmaßnahmen zu treffen, um eventuelle Negativkonsequenzen zu vermeiden. Schließlich soll die Auslagerung Schwierigkeiten beheben und keine Probleme verursachen. Dafür ist ein gewisser Kommunikationsaufwand nötig. Nur wenn man im regen Austausch mit den externen Dienstleistern ist, lassen sich eventuelle Missverständnisse schnell ausräumen. Wenn die Arbeit nicht im eigenen Unternehmen stattfindet, sollte man gleich eine Regelung für die Kommunikation formulieren.

Die enge Zusammenarbeit mit den externen Partnern erfordert eine strikte Regelung in Bezug auf Datenschutz und Geheimhaltung. Sensible Daten dürfen auf keinen Fall öffentlich werden oder womöglich bei der Konkurrenz landen.

In dem Outsourcing-Vertrag sollte man die Kündigungsfrist beachten und gegebenenfalls anpassen. Immerhin begeben sich beide Seiten in eine Abhängigkeit. Wenn das Unternehmen selbst etwas mehr Spielraum wünscht und sich wegen der Zukunft unsicher fühlt, kann eine kürzere Kündigungsfrist sinnvoll sein. Zudem kann es zu Verzögerungen und anderen Schwierigkeiten kommen, wenn der externe Dienstleister finanzielle Probleme bekommt. Auch hier sollte auf eine klare Regelung im Vertrag achten und sich nicht zu abhängig machen.

Die Vorteile sprechen in vielen Fällen für das Outsourcing. Im Vordergrund steht dabei die Kostenreduzierung. (#04)

Die Vorteile sprechen in vielen Fällen für das Outsourcing. Im Vordergrund steht dabei die Kostenreduzierung. (#04)

Eindeutige Vorteile beim Outsourcing

Die Vorteile sprechen in vielen Fällen für das Outsourcing. Im Vordergrund steht dabei die Kostenreduzierung. Dadurch, dass es sich typischerweise um spezialisierte Dienstleister handelt, können sehr günstige Konditionen ausgehandelt werden, vor allem beim Offshore-Outsourcing. In anderen Fällen benötigt man die externe Unterstützung nur hin und wieder: Der Steuerberater wird vielleicht nur einmal im Jahr beauftragt.

Für Unternehmer gilt die folgende Grundformel: Die geschätzten Kosten für das Outsourcing sollten mindestens 20 % günstiger sein, als wenn man ohne Auslagerung weitermacht.

Wenn man einige Bereiche ausgelagert hat, verringert sich außerdem das unternehmerische Risiko. In einer wirtschaftlichen Krise kann man flexibler reagieren, was den Mitarbeitern mehr Sicherheit gibt.

Ein besonders wesentlicher Punkt ist der Schutz der Zeitressourcen. Es dauert eine Weile, bis man sich erst in einen bisher unbekannten Bereich eingearbeitet hat. Diese Zeit lässt sich jedoch viel besser in die eigentlichen Geschäftsfelder investieren. So bleibt die Konzentration auf die Kernkompetenzen erhalten. In der Folge verbessert sich neben der Arbeitsqualität auch die Effizienz.


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Über 

Rebecca Liebig ist gerade im achten Monat schwanger. Voller Vorfreude auf ihr Baby genießen sie und ihr Mann die spannende Zeit. Von der ersten Übelkeit bis hin zu den Bewegungen ihres Mädchens halten sie alles fest. Schließlich möchte man sich später ja auch an diese Zeit erinnern. Bei der Planung des Kinderzimmers gehen die Vorstellungen zwar auseinander. In einem sind sich Rebecca und ihr Mann jedoch einig: Die aufregende Zeit wollen sie so richtig genießen. Rebecca plant, drei Jahre mit ihrer Tochter zu Hause zu bleiben. Auch ihr Mann möchte zwei Monate Elternzeit nehmen.

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