10-Punkte-Plan: Lohnabrechnung rechtlich sicher gestalten

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Verschiedene gesetzliche Vorgaben regeln die Abrechnung von Löhnen und Gehältern im Unternehmen. Welche Pflichten hat der Arbeitgeber und wie erstellt er eine rechtsgültige Lohnabrechnung?

Arbeitgeber und Lohnabrechnung: Darauf müssen Sie achten

Arbeitgeber sind nach § 108 der Gewerbeordnung dazu verpflichtet, eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung zu erstellen. Dabei muss der Arbeitnehmer eine Abrechnung ausgehändigt bekommen, die in verständlicher Form die Zusammensetzung des Lohns oder Gehalts darlegt. Er muss damit in der Lage sein, sein Entgelt für die Tätigkeit des letzten Monats nachzuvollziehen und zu überprüfen. Das schließt auch eine korrekte Abrechnung der Sozialbeiträge ein.

Viele Arbeitnehmer sehen die Lohnabrechnung aber eher als lästige Pflicht und notwendiges Übel, als dass sie hierin eine Möglichkeit zur korrekten Buchführung sehen, die als Übersicht über die aktuellen Personalausgaben dienen kann.

Erschwerend kommt hinzu, dass viele Arbeiter zwar Mitarbeiter beschäftigen, von der täglichen Personalwirtschaft und damit auch von der Gehaltsabrechnung aber nicht allzu viel Ahnung haben. Kleiner Tipp: Mit einer entsprechenden Software ist es auch dem Laien möglich, eine korrekte Lohnabrechnung zu erstellen!

Für so viele Dinge wird heutzutage eine Software eingesetzt und dennoch gibt es Arbeitgeber, die mühselig mit Excel oder Word versuchen, eine Lohnabrechnung aufzustellen.

Für so viele Dinge wird heutzutage eine Software eingesetzt und dennoch gibt es Arbeitgeber, die mühselig mit Excel oder Word versuchen, eine Lohnabrechnung aufzustellen. (#02)

Software für die Lohnabrechnung nutzen

Für so viele Dinge wird heutzutage eine Software eingesetzt und dennoch gibt es Arbeitgeber, die mühselig mit Excel oder Word versuchen, eine Lohnabrechnung aufzustellen. Das ist aber nicht nur umständlich, sondern birgt auch ein hohes Risiko für Fehler. Um korrekt vorzugehen, kommen Sie aber um eine professionelle Hilfe bei der Lohnabrechnung nicht herum oder sollten wenigstens auf eine hochwertige Software setzen. Diese ermittelt den korrekten Lohn oder das Gehalt, berechnet Steuern und Sozialbeiträge nach den aktuellen Gültigkeiten. Außerdem kann die Lohnabrechnung mit dem Elster-Portal des Finanzamts kommunizieren und bietet durch die unkomplizierte Anbindung die Möglichkeit der einfachen Datenübertragung.

Hinzu kommen verschiedene Zusatzfunktionen, mit denen die Software punkten kann. Ein wichtiges Modul betrifft dabei zum Beispiel den Export der Daten an einen Betriebsprüfer, der in den meisten Unternehmen immerhin alle paar Jahre vor der Tür steht und genaue (und korrekte) Zahlen sehen will. Die Verwendung der Software zur Lohnabrechnung spart somit nicht nur Zeit, sondern auch Nerven bei allen Beteiligten.

Video: Vom Brutto- zum Nettogehalt (Lohn und Gehalt)

10 Punkte führen zur erfolgreichen Lohnabrechnung

Damit Sie bei der Lohnabrechnung alle relevanten Informationen berücksichtigen und Ihnen kein Fehler unterläuft, können Sie sich an den folgenden Punkten orientieren:

Daten zum Unternehmen

Auf die Lohnabrechnung gehören alle Daten zu Ihrem Unternehmen: Name und Anschrift sowie Betriebsnummer sind aufzuführen.

Daten zum Mitarbeiter

Die Daten des Mitarbeiters sind deutlich umfassender. Aufzunehmen sind:

  1. Name und Anschrift
  2. Geburtsdatum
  3. Versicherungsnummer
  4. Datum des Beschäftigungsbeginns
  5. Eventuell Datum des Beschäftigungsendes
  6. Abrechnungszeitraum
  7. Anzahl der Steuertage
  8. Anzahl der Sozialversicherungstage
  9. Lohnsteuerklasse
  10. Kinderfreibeträge
  11. Kirchensteuerabzug
  12. Steuerfreibetrag
  13. Steueridentifikationsnummer
  14. Einzugsstelle für die Gesamtsozialversicherungsbeiträge
  15. Eventueller Beitragszuschlag für Kinderlose
Gibt ein Angestellter einen Krankenschein ab, so zeigen sich bei manchen Arbeitnehmern die Fragezeichen in den Augen. Was soll er jetzt mit dem Gehalt tun? Dieses muss für die ersten sechs Wochen der Krankschreibung wie gewohnt weitergezahlt werden, Abzüge wegen der Krankschreibung sind nicht erlaubt. (#03)

Gibt ein Angestellter einen Krankenschein ab, so zeigen sich bei manchen Arbeitnehmern die Fragezeichen in den Augen. Was soll er jetzt mit dem Gehalt tun? Dieses muss für die ersten sechs Wochen der Krankschreibung wie gewohnt weitergezahlt werden, Abzüge wegen der Krankschreibung sind nicht erlaubt. (#03)

  • Bruttoeinkommen aufführen
    Das Bruttoeinkommen wird abzüglich der Steuerabzüge, der Lohnsteuer, der Kirchensteuer sowie des Soli-Zuschlags aufgeführt. Außerdem sind die Sozialabgaben des Arbeitnehmers zu nennen. Daraus ergibt sich das Nettogehalt.
  • Arbeitgeberanteile nennen
    Der Arbeitgeberanteil enthält das Bruttogehalt und die Beiträge zur Sozialversicherung. Auch eine Insolvenzzulage, die Beträge für die Umlageverfahren U1 und U2 sowie die Gesamtsumme müssen genannt werden.
  • Wichtiges zur Versicherung
    Sie sind als Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Versicherungspflicht des Mitarbeiters zu prüfen. Eventuell ist dieser gar nicht versicherungspflichtig und muss privat abgesichert sein? Außerdem müssen Sie den Angestellten bei der zuständigen Krankenkasse an- oder abmelden.
    Die Anmeldung der Krankenversicherung muss mit der ersten Lohnabrechnung erfolgen. Sie haben maximal sechs Wochen Zeit, um die Anmeldung vorzunehmen, wobei der maßgebliche Zeitraum ab dem Tag der ersten Beschäftigung des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen beginnt.
    Ebenfalls sechs Wochen haben Sie Zeit, wenn Sie den Mitarbeiter bei der Krankenversicherung abmelden wollen, weil die Beschäftigung bei Ihnen endet.
    Sie müssen eine Betriebsnummer vorweisen können, damit Sie am automatisierten Meldeverfahren zur Sozialversicherung teilnehmen dürfen.
    Hat der neue Mitarbeiter noch keine Rentenversicherungsnummer, müssen Sie diese von der Krankenversicherung einholen. Der Mitarbeiter bekommt dann seine Nummer sowie einen Sozialversicherungsausweis.
Der Arbeitnehmer ist über das Unternehmen umfassend geschützt, was Unfälle von und zur Arbeit sowie am Arbeitsplatz angeht. Die Unfallversicherung läuft über die zuständige Berufsgenossenschaft. (#04)

Der Arbeitnehmer ist über das Unternehmen umfassend geschützt, was Unfälle von und zur Arbeit sowie am Arbeitsplatz angeht. Die Unfallversicherung läuft über die zuständige Berufsgenossenschaft. (#04)

  • Sozialversicherung bedenken
    Die Sozialabgaben müssen entsprechend der jeweils aktuellen Beitragssätze abgerechnet werden. Als Arbeitgeber tragen Sie jeweils die Hälfte der Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege und Arbeitslosenversicherung.
    Die Beiträge müssen bis zum drittletzten Bankarbeitstag des jeweiligen Monats abgeführt werden. Dabei handelt es sich um vorläufige Beträge. Sollten sich diese im Rahmen der korrekten Abrechnung noch ändern, erfolgt eine Verrechnung.
    Sie sind als Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Sozialversicherung über eine Unterbrechung des Arbeitsverhältnisses zu informieren.
    Sie müssen eine Jahresmeldung über die Zeiten der Beschäftigung für jeden Mitarbeiter, der am Stichtag (31. Dezember) bei Ihnen beschäftigt ist, abgeben.
    Alle Meldungen sind unaufgefordert zu erbringen, Sie müssen daher selbst daran denken!
  • Die Unfallversicherung als weitere Absicherung
    Der Arbeitnehmer ist über das Unternehmen umfassend geschützt, was Unfälle von und zur Arbeit sowie am Arbeitsplatz angeht. Die Unfallversicherung läuft über die zuständige Berufsgenossenschaft. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Angestellten dort zu melden.
  • Problemfall Lohnfortzahlung
    Gibt ein Angestellter einen Krankenschein ab, so zeigen sich bei manchen Arbeitnehmern die Fragezeichen in den Augen. Was soll er jetzt mit dem Gehalt tun? Dieses muss für die ersten sechs Wochen der Krankschreibung wie gewohnt weitergezahlt werden, Abzüge wegen der Krankschreibung sind nicht erlaubt. Hierbei handelt es sich um das Umlageverfahren U1, an dem alle Arbeitgeber teilnehmen müssen, die mehr als 30 Arbeitnehmer im Unternehmen führen, wobei diese „regelmäßig“ beschäftigt sein müssen. Nicht relevant ist die Anzahl der Mitarbeiter beim Umlageverfahren U2, über das die Mutterschaftsgelder geregelt werden. Die Ausgaben, die Sie als Arbeitgeber für die Umlageverfahren haben, bekommen Sie von der Krankenkasse erstattet.
  • Mindestlöhne berücksichtigen
    Momentan liegt der Satz für den Mindestlohn bei 8,50 Euro pro Stunde. Denken Sie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung daran, dass Sie diese Mindestlöhne einhalten müssen, ansonsten drohen rechtliche Konsequenzen. Rechnen Sie damit, dass Überprüfungen stattfinden: Wer sich dann nicht zu Fehlern bekennen möchte, sollte besser gleich den juristisch verankerten Lohn zahlen.
  • Pünktlich zahlen
    Es ist eine Frage des Respekts gegenüber dem Arbeitnehmer, außerdem sind Sie ohnehin dazu verpflichtet: Sie müssen die Löhne und Gehälter pünktlich zum im Arbeitsvertrag vereinbarten Termin zahlen. Achten Sie darauf, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnungen fristgemäß fertig sind und dass Überweisungen rechtzeitig beauftragt werden.
Eine Abrechnung sollte immer geprüft werden.

Eine Abrechnung sollte immer geprüft werden. (#01)

Fehler in der Abrechnung: Was nun?

Nicht nur dann, wenn Sie auf eine günstige Möglichkeit zur Lohnabrechnung über einen Billiganbieter gesetzt haben, können Fehler in der Lohnabrechnung auftreten. Auch bei aller Sorgfalt kann ein Fehler passieren, der aber nicht gleich rechtliche Probleme nach sich ziehen müssen.

Generell sind Sie aber als Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt auszuführen und vor allem die Lohnsteuer in der richtigen Höhe zu entrichten. Führen Sie zu viel Lohnsteuer ab, können Sie sich den falschen Betrag vom Arbeitnehmer zurückholen.

Anders sieht es bei den Beiträgen zur Sozialversicherung aus. Sie sind als Arbeitgeber gegenüber dem Sozialversicherungsträger der Schuldner, das heißt, Sie haften auch für eventuelle Fehlbeträge. Vergessen Sie es, die Beiträge zur Sozialversicherung vom Gehalt des Arbeitnehmers abzuziehen, können sie diesen Fehler nur wiedergutmachen, wenn Sie die Beiträge im Rahmen der nächsten drei Abrechnungen einbehalten. Danach können Sie nur noch auf die Rückzahlung hoffen, wenn Sie den Fehler nicht selbst verursacht haben.

Noch einige Worte zu den Billiganbietern im Netz: Diese gibt es leider inzwischen in großer Menge und in vielen Fällen mag deren Abrechnung auch stimmen. Allerdings sollten Sie nicht unbedingt auf eine korrekte Abrechnung bauen und immer davon ausgehen, dass hier noch Überarbeitungen nötig sind. In den meisten Fällen ist es sinnvoller, einen Profi mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu beauftragen, wenn Sie selbst nicht dazu in der Lage sind.

Auch ein gutes Steuerbüro übernimmt die gesamte Lohnabrechnung, was den Vorteil hat, dass dieses für eventuelle Fehler haften muss. Außerdem kann Ihnen dort eine Übersicht erstellt werden, welche Personalkosten Sie haben und wie die aktuelle Tendenz bei den Kosten ist. Daraus lassen sich Rückschlüsse auf die Entwicklung des Unternehmens ziehen und weitere Entscheidungen können auf den Auswertungen aufgebaut werden.


Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild: pathdoc -#01: Elnur- #02: Antonio Guillem-#03: Impact Photography-#04: Levent Konuk

Über 

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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