Die Inventur im Einzelhandel ist ein zeitaufreibender Prozess, der sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kunden sehr anstrengend werden kann. Mit einigen Tipps lässt sich die Inventur deutlich erleichtern.
Die Stichtagsinventur als Klassiker
Der 31. Dezember ist bei einem Unternehmen der Bilanzstichtag und zu diesem soll die Inventur normalerweise durchgeführt werden. Ziel ist es, alle vorhandenen Waren zu erfassen und so einen Überblick darüber zu bekommen, was sich im Bestand befindet. Diese Ergebnisse müssen an das Finanzamt geliefert werden. Das Amt erkennt zudem eine Bestandsaufnahme an, die innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem 31.12. durchgeführt wurde.
Dies bringt jedoch noch mehr Aufwand mit sich, denn dann muss bei einer Inventur zusätzlich jeder Zu- und Abgang in diesem Zeitraum noch belegt werden. Daher wird die Inventur vor oder nach diesem Datum meist nur dann durchgeführt, wenn der 31.12. auf ein Wochenende fällt oder es sich nicht anders einrichten lässt.
Zudem haben Unternehmen auch noch die Möglichkeit, eine Verlegung der Inventur durchzuführen. In diesem Fall muss durch ein Rückrechnungs- oder ein Fortschreibungsverfahren sichergestellt werden, dass der Bestand zum 31.12. berechnet werden kann.
Verkäuferin in einer Drogerie mit Laptop bei der Inventur. (#01)
Wer muss eine Inventur durchführen?
Es ist gesetzlich festgelegt, dass die Inventur durch jeden Kaufmann einmal im Jahr durchgeführt werden muss. Dabei ist es egal, ob es sich um Grundstücke, Bargeld oder auch andere Vermögensgegenstände handelt. Die Inventur dient dazu um feststellen zu können, ob das Jahresergebnis auch stimmt. Zudem kann anhand der Inventur eine Richtigstellung der in der Buchhaltung vermerkten Bestände durchgeführt werden. Für die Inventur gibt es strenge rechtliche Vorgaben.
Daher ist es unbedingt notwendig, dass diese auch fristgerecht und verlässlich durchgeführt wird. Lediglich Freiberufler oder auch Unternehmer, die mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ihren Gewinn ermitteln, sind von der Pflicht einer Inventur befreit. Wer also zu einer Inventur verpflichtet ist, der kann diese durch verschiedene Tipps und Hinweise optimieren und dafür sorgen, dass sie ebenso schnell wie effektiv durch die Mitarbeiter erledigt wird.
5 Tipps für eine einfachere Inventur
Die nachfolgenden fünf Tipps können dabei helfen, die Inventur besser zu planen und damit Zeit und Personalkosten zu sparen:
- Die Vorbereitungen effektiv durchführen
Schon bei den Vorbereitungen lassen sich Zeit und Aufwand sparen. Dies beginnt bereits bei der Terminplanung. Hier sollten sich Unternehmer entscheiden, ob sie die Stichtagsinventur durchführen, eine verlegte Inventur oder doch eine permanente Lösung bevorzugen. Wenn die Entscheidung gefallen ist, dann sollte ein guter Zeitplan zusammengestellt werden. Dafür muss erst geklärt werden, ob die Produktion oder der tägliche Ablauf des Geschäfts weiter durchgeführt werden kann. Auch eine Reduzierung ist möglich. Zudem sollte eine grobe Zeitplanung zeigen, wie viel Zeit für die Inventur gerechnet werden muss.
Tipp: Ein Inventurkalender kann dabei helfen, den Überblick zu behalten. Er sollte für alle Mitarbeiter einsehbar sein, damit diese abschätzen können, welche Aufgaben sie haben. So können sich auch die Mitarbeiter schon vorbereiten. Zudem sollte es einen Inventurleiter geben, der sich um den Zeit- und Personalplan kümmert.Ebenfalls zu den Vorbereitungen gehört es, Teams zusammenzustellen. Eine sehr bewährte Lösung sind Teams aus zwei Personen, bei denen einer zählt und der andere Notizen macht.
- Im Vorfeld alles vorbereiten
Viel Arbeit lässt sich schon einsparen, wenn bereits im Vorfeld viele Vorbereitungen nebenbei durchgeführt werden. So können gleichartige Artikel zusammengestellt werden, defekte Ware sollte separat von anderen Waren aufbewahrt werden und die Lager sowie die Verkaufsflächen sollten schon aufgeräumt sein. Die Kennzeichnungen lassen sich oft bei der täglichen Arbeit nebenbei durchführen, nehmen bei der Inventur selbst aber viel Zeit in Anspruch. Daher ist es ein wichtiger Punkt, hier bereits aktiv zu werden und die Mitarbeiter zu instruieren, wie sie vorgehen sollen.
- Regeln festlegen für die Warenaufnahme und auf Technik zurückgreifen
Mit den richtigen Regeln lässt sich ebenfalls viel Zeit sparen, denn wenn jeder Mitarbeiter anders bei der Warenaufnahme vorgeht, dann kommt man zwar auch zum Ziel, das dauert aber deutlich länger. Vorher festgelegte Regeln sind hier die deutlich bessere Wahl. Grundsätzlich erfolgt die Aufnahme des gesamten Warenbestandes. Sehr viel Zeit lässt sich mit guten Geräten für die Mengenerfassung sparen. Mit Hilfe von Scannern oder Tastatureingaben lässt sich alles direkt visualisieren.
- Einen Steuerberater integrieren
Damit mögliche Fehler bei der Inventur nicht im Nachhinein durch weitere Bestandsaufnahmen ausgeglichen werden müssen, sollte direkt fehlerfrei gearbeitet werden. Eine gute Möglichkeit ist es, direkt einen Steuerberater bei der Inventur mit dabei zu haben. Dieser kann immer mal wieder Stichproben machen und die Protokolle überprüfen.Wenn sich doch ein Fehler bei der Bestandsaufnahme einschleicht, dann kann der Steuerberater gleich darauf hinweisen und der Fehler korrigiert werden. Das mag zwar ein Kostenfaktor sein, dieser kann später aber durchaus einen hohen Betrag sparen. Die Kontrollen durch den Steuerberater sollten auch schriftlich vermerkt werden. Solche Nachweise sorgen dafür, dass auch das Finanzamt sieht, welche Prüfungen schon während der Inventur vorgenommen wurden. Meist hinterlässt das einen besseren Eindruck, was sich positiv auf die gesamte Prüfung auswirken kann.
- Doppelte Prüfung der Unterlagen
Die für das Finanzamt zusammengestellten Unterlagen sind wichtig und sollten direkt vollständig eingereicht werden. Damit es nicht zu fehlenden Unterlagen kommt oder Eintragungen nicht ausreichend durchgeführt wurden, sind die Unterlagen am besten mehrmals zu prüfen. Gut ist, wenn sie durch mindestens zwei Hände gehen, denn vier Augen sehen mehr als zwei. Die Inventur im Einzelhandel kann so richtig abgeschlossen werden.Wichtig: Alle Belege müssen unterschrieben werden. Wenn eine Unterschrift fehlt, dann kann das Finanzamt die Belege nicht anerkennen. Zudem müssen die Blätter gestempelt werden und zwar in einer fortlaufenden Nummerierung. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und darf nicht unterschritten werden.
Eine gute Möglichkeit ist es, direkt einen Steuerberater bei der Inventur mit dabei zu haben. Dieser kann immer mal wieder Stichproben machen und die Protokolle überprüfen. (#02)
Die Inventurlisten als wichtiger Faktor bei der Inventur im Einzelhandel
Viele Einzelhändler stehen bei einer Inventur immer wieder vor der Problematik, dass die Listen nicht ausreichend durchdacht sind. Auch dieser Punkt lässt sich erleichtern, denn inzwischen gibt es sogar online bereits Vordrucke, die in Anspruch genommen werden können. Diese Listen sind in verschiedene Bereiche unterteilt, sodass kein Bereich vergessen wird. Natürlich ist es auch möglich, die Listen selbst anzufertigen.
Das hat natürlich den Vorteil, dass individuell auf die eigenen Waren eingegangen werden kann. In diesem Fall ist es eine gute Idee, die Listen vor der Inventur den Mitarbeitern vorzulegen und diesen die Möglichkeit zu geben, offene Fragen zu stellen und die Listen bei Bedarf noch anzupassen. Treten die Fragen erst bei der Inventur auf, ist der Ärger groß, denn dann müssen die Listen möglicherweise innerhalb der Inventurzeit angepasst werden.
Ebenfalls wichtig: Nicht immer lassen sich die Listen aus dem Vorjahr einfach übernehmen, denn auch das Sortiment ändert sich teilweise. Daher sollten auch diese Listen kontrolliert werden.
Die Warenwirtschaftssysteme als praktischer Helfer
Durch eine Scanfunktion werden die Daten direkt in das System übertragen und lassen sich viel leichter erfassen. (#03)
Technik kann die Inventur deutlich erleichtern. So gibt es spezielle Warenwirtschaftssysteme, die sich für ein Unternehmen anbieten können. Durch eine Scanfunktion werden die Daten direkt in das System übertragen und lassen sich viel leichter erfassen. Je nach System werden alle wichtigen Daten gespeichert. In der Anzeige gibt es dann einen Überblick über die Echtzeit-Bestände.
Der Vorteil dabei ist: Auch ein zusätzlicher Einkauf lässt sich so gleich viel besser planen, weil alles übersichtlich in einem System zusammenläuft. Durch die Aufstellung der Bestände kann ein Unternehmer zudem sehen, welche seiner Produkte besonders gut gehen und welche eher ein Ladenhüter sind. Damit hat die Inventur gleich noch den Vorteil, dass eine Anpassung des Sortiments vorgenommen werden kann.
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