Instandhaltung, Wartung & Reperatur richtig planen

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Im Einzelhandel gibt es zahllose Betriebs- und Arbeitsmittel, die ständig genutzt werden und einer entsprechenden Wartung bedürfen. Die regelmäßige Instandhaltung ist auch im Arbeitsschutz vorgesehen. Je nach Branche fallen die Anforderungen recht komplex aus.

Die Instandhaltung der Ausstattung verringert Ausfallzeiten

Besonders in Einzelhandelsbetrieben mit angeschlossener Gastronomie oder Lebensmittelabteilungen ist die Zahl an Geräten, die der regelmäßigen Instandhaltung bedürfen, sehr groß. Das beginnt bei der Kühltheke und hört bei den Maschinen zur Fleischverarbeitung vor und hinter den Kulissen der Bedientheken nicht auf. Aber auch Dinge wie automatische Türen, Brandmeldeanlagen und selbstverständlich die allgegenwärtigen Kassensysteme müssen regelmäßig gewartet und bisweilen repariert werden. Im laufenden Betrieb ist das angesichts immer ausgedehnterer Öffnungszeiten aber leichter gesagt als getan.

Welcher Laden kann es sich schon leisten, dass stundenlang an der defekten Eingangstür herumgeschraubt wird oder die Kassensysteme nicht nutzbar sind? Damit keine längeren Ausfallzeiten durch Reparaturen anfallen, ist eine regelmäßige Wartung und Instandhaltung so wichtig wie die Inspektion beim Auto. Trotzdem treten natürlich auch dann unvorhergesehene Probleme auf, die schnellstens behoben werden müssen.

Regelmäßige Updates gehören zur Instandhaltung

Heutzutage sind viele Probleme rein elektronischer Art. Das bedeutet aber nicht, dass man unbedingt einen Elektroniker für die Instandhaltung vorhalten muss. Fällt Hardware (z. B. im Kassenbereich) aus, ist ein schneller Austausch meist die bessere Alternative zu einer zeitraubenden Reparatur vor Ort. Von daher muss in der Regel kein Elektroniker die Kasse auseinanderbauen, während die Kunden warten. Doch so anfällig moderne Systeme gegenüber elektronischen Hard- und Softwareproblemen sind, so leicht lassen sie sich in vielen Fällen reparieren.

Denn wenn nur ein Problem mit der Software vorliegt, kann man dies häufig in Eigenregie beheben. Fehler treten bei derartigen Systemen (ähnlich wie beim Betriebssystem, das sich bei vielen Kassensystemen nicht wirklich vom PC unterscheidet) insbesondere dann auf, wenn Wartung und Instandhaltung vernachlässigt werden.

Die Instandhaltungsplanung bei elektronischen Einheiten sollte vor allem diese Punkte umfassen:

  • regelmäßige Updates der Kassensoftware
  • regelmäßige Updates der Firmware
  • regelmäßige Updates der Betriebssysteme
  • Schutz vor Malware

Diese Punkte gehören zur minimalen Instandhaltungsplanung von Kassen- und Organisationssystemen und erstrecken sich ebenfalls auf alle Geräte, die zur Waren- und Bestandsverwaltung in der Lagerhaltung verwendet werden. Nur, wenn alles auf dem neuesten Stand ist, können Sicherheitslücken geschlossen werden, die insbesondere bei den Kassen- und Bezahlsystemen große Probleme verursachen.

Ein großer Vorteil elektronischer und vernetzter Systeme im Einzelhandel liegt darin, dass heutzutage viele Fehlfunktionen über einen Remote Service behoben werden können.

Ein großer Vorteil elektronischer und vernetzter Systeme im Einzelhandel liegt darin, dass heutzutage viele Fehlfunktionen über einen Remote Service behoben werden können. (#01)

Remote Services erleichtern die Instandhaltung im Einzelhandel

Ein großer Vorteil elektronischer und vernetzter Systeme im Einzelhandel liegt darin, dass heutzutage viele Fehlfunktionen über einen Remote Service behoben werden können. Das bedeutet, dass weder Techniker noch Elektroniker in die Filiale kommen müssen, um Probleme aus der Ferne zu beheben. Der Bedarf für derartige Eingriffe steigt mit der Komplexität der Hardwarelösungen, die im Einzelhandel mittlerweile stark angestiegen ist.

Typische Beispiele für solche Komponenten in Ladengeschäften sind:

  • Kassen
  • Waagen
  • Leergutautomaten
  • Scanner für den Warenbestand
  • Diebstahlsicherungssysteme
  • automatische Türsysteme
  • Kundenterminals (z. B. zum Einscannen von Waren, Bonuskarten etc.)
  • Kühlanlagen
  • Warenbestandssysteme (inkl. mobiler Komponenten wie Tablets)
  • Brandschutzsysteme

Konnte man früher ein nicht funktionierendes Gerät zum Hersteller bzw. Händler zurückschicken oder einen Techniker anfordern (bei größeren Geräten), werden heute viele Wartungen und Reparaturen einfach online erledigt. Insbesondere die Fehlerdiagnose erfolgt wesentlich schneller und ohne zusätzlichen Aufwand wie z. B. Fahrtkosten. Softwareprobleme lassen sich in der Regel ohne Servicepersonal vor Ort beheben, dasselbe gilt für die gesamte Instandhaltungsplanung und Wartung vernetzter Systeme.

Insbesondere der präventiven Wartung kommt dabei eine große Bedeutung zu, wie wir schon im Hinblick auf aktuelle Betriebssysteme und Sicherheitsupdates festgestellt haben. Sichere Datenverbindungen sind dabei natürlich ein Muss, denn es geht oft um interne Firmendaten, Kundendaten und Transaktionen, die über die Systemkomponenten abgewickelt werden.

All das kann in der Regel dezent im Hintergrund erfolgen, ohne dass der Einzelhändler die Arbeitsabläufe in der Filiale unterbrechen muss. Für die Wartungsunternehmen hat es zudem den Vorteil, dass sie ihre Kunden schneller und günstiger betreuen können und wesentlich weniger Standorte unterhalten müssen.

Konnte man früher ein nicht funktionierendes Gerät zum Hersteller bzw. Händler zurückschicken oder einen Techniker anfordern (bei größeren Geräten), werden heute viele Wartungen und Reparaturen einfach online erledigt.

Konnte man früher ein nicht funktionierendes Gerät zum Hersteller bzw. Händler zurückschicken oder einen Techniker anfordern (bei größeren Geräten), werden heute viele Wartungen und Reparaturen einfach online erledigt.(#02)

Instandhaltung über Fernwartung wird immer effizienter

Leider hat die Fernwartung auch einige Nachteile. So können Hardwareprobleme meist nur vor Ort oder (bei einem gleichzeitigen Geräteaustausch) in der Werkstatt behoben werden. Hier stößt der Remote Service an Grenzen. Da viele Dienstleister ihre tatsächlichen Kapazitäten für reale Reparaturen zurückfahren, kommt es hierbei mittlerweile immer öfter zu Wartezeiten.

Ein weiterer Punkt ist die Inkompatibilität vieler Gerätehersteller, die in der Vergangenheit ihr eigenes Süppchen kochten. Je individueller der Aufbau und die Software, umso spezifischer muss auch der Remote Service aufgestellt sein. Auch deswegen setzt sich immer mehr der Gebrauch populärer Betriebssysteme durch. In diesem Fall ist die Instandhaltung sehr viel einfacher, denn die üblichen Systeme wie Microsoft Windows, Google Android oder Apple iOS kommen auf mobilen Geräten ebenso zum Einsatz wie bei den stationären Komponenten. Immer mehr Hersteller schwenken auf diese Betriebssysteme um, damit Wartung und Instandhaltung einfacher ablaufen.

Integrierte Geräteverwaltung spielt dabei eine herausragende Rolle, denn sie bietet zahlreiche Möglichkeiten wie:

  • Ressourcenüberwachung und -management
  • Softwareverteilung
  • Konfigurationen
  • Diagnose und Steuerung per Fernzugriff

Die Betriebskosten für derartige Systeme sind deutlich niedriger als in der Vergangenheit. Für den Einzelhandel bedeutet dies aber auch, dass abhängig von der Nutzungsdauer entsprechende Wartungsverträge geschlossen werden müssen, die durch externe Dienstleister oder die Hersteller bzw. Händler umzusetzen sind. Spätestens nach Ablauf der Gewährleistungs- und Garantiepflichten verursachen solche Wartungsverträge Zusatzkosten. Das Leasing von Systemkomponenten hat sich dabei bewährt.

Wartungsverträge zur Instandhaltung von Türsystemen, Brandschutzeinrichtungen und anderen Dingen sind also eine Notwendigkeit. Häufig können ältere Systeme von Herstellern umgerüstet werden, um neuen Anforderungen zu entsprechen.

Wartungsverträge zur Instandhaltung von Türsystemen, Brandschutzeinrichtungen und anderen Dingen sind also eine Notwendigkeit. Häufig können ältere Systeme von Herstellern umgerüstet werden, um neuen Anforderungen zu entsprechen.(#03)

Leasingmodelle bieten meist auch Lösungen für die Instandhaltung

Insbesondere die Gebäudetechnik bedarf der regelmäßigen Wartung. Neben der begrenzten Lebens- und Nutzungsdauer von automatischen Türen und anderen Komponenten gibt es immer wieder neue gesetzliche Regeln und Normen, die eingehalten werden müssen. Das dient unter anderem häufig auch dem Arbeitsschutz, der gesondert geregelt ist und von den Einzelhandelsgeschäften natürlich ebenso eingehalten werden muss wie von anderen Arbeitgebern. Doch vor allem spielen Sicherheit und der Komfort der Kunden bei der Gebäudetechnik im Einzelhandel eine entscheidende Rolle.

Wartungsverträge zur Instandhaltung von Türsystemen, Brandschutzeinrichtungen und anderen Dingen sind also eine Notwendigkeit. Häufig können ältere Systeme von Herstellern umgerüstet werden, um neuen Anforderungen zu entsprechen. Modernisierungen kosten zwar Geld, lassen sich aber nicht umgehen. Am einfachsten ist es, kritische Komponenten (insbesondere bei begrenzter Nutzungsdauer) über einen Leasingvertrag zu realisieren. Für Gewerbetreibende ist dies aber nicht nur die Entscheidung für oder gegen bestimmte Produkte und Ausstattungen, die im Betrieb verwendet werden, sondern immer auch eine strategische Ausrichtung in finanziellen Fragen.

Leasing verursacht Kosten, die sich von denen bei einem Kauf unterscheiden. Insbesondere die Bilanzierung und steuerrechtlichen Abschreibungsmöglichkeiten sind interessant, ebenso die Erfassung von Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung. Eine Studie des International Accounting Standards Board (IASB) geht davon aus, dass sich insbesondere im Einzelhandel die durchschnittliche Verschuldung durch die Aktivierung von Leasingverhältnissen um nahezu 100 % erhöhen wird. 35 % der betroffenen Unternehmen müssen demnach mit einem Anstieg ihrer Verschuldung von mehr als 25 % rechnen. Bei der Entscheidung für oder gegen Leasing sind also viele Faktoren zu berücksichtigen, die sich betriebswirtschaftlich auswirken können.

Der Arbeitsschutz umfasst beispielsweise die barrierefreie Gestaltung der Arbeitsstätten, Brandschutzmaßnahmen, Raumtemperatur und Belüftung, Sanitärräume und vieles mehr.

Der Arbeitsschutz umfasst beispielsweise die barrierefreie Gestaltung der Arbeitsstätten, Brandschutzmaßnahmen, Raumtemperatur und Belüftung, Sanitärräume und vieles mehr.(#04)

Instandhaltung und Arbeitsschutz

Der Arbeitsschutz ist ein wichtiger Aspekt, der bei der Instandhaltung von Geräten und Ausstattung im Einzelhandel sehr wichtig für den Unternehmer und seine Beschäftigten ist. Maßgeblich sind hierfür unter anderem

Die Arbeitsstättenverordnung regelt seit 1975 die Anforderungen, die für die Gewährleistung von Sicherheit und Gesundheitsschutz Beschäftigter am Arbeitsplatz erforderlich sind. Die ursprünglich über 58 Punkte umfassende Verordnung wurde im Laufe der Zeit mehrfach angepasst und enthält heute nur noch einen Bruchteil der damaligen Paragrafen, die allerdings präzisiert und an moderne Anforderungen angepasst wurden. Für die Instandhaltung sind dabei insbesondere die technischen Regeln der Arbeitsstätten von Bedeutung.

Sie umfassen beispielsweise die barrierefreie Gestaltung der Arbeitsstätten, Brandschutzmaßnahmen, Raumtemperatur und Belüftung, Sanitärräume und vieles mehr. Hinzu kommen die Vorschriften im Arbeitsschutz, deren Einhaltung durch die Berufsgenossenschaften überwacht wird. Dazu zählen Prüfungen der Arbeitsstätten, die sowohl angemeldet als auch unangemeldet durchgeführt werden können. Die reibungslose Durchführung zu gewährleisten, ist Aufgabe des Unternehmers, der hierfür verschiedene Bedingungen zu erfüllen hat.

Fazit: Instandhaltung ist mehr als nur eine Kostenfrage

Allzu oft werden Wartung, Reparatur und Instandhaltung auf die lange Bank geschoben, weil sie für den Einzelhandel zusätzliche Kosten und Aufwand bedeuten. Insbesondere Störungen im Betriebsablauf werden von vielen Unternehmern gefürchtet. Durch eine konsequente Instandhaltungsplanung mit guten Wartungs- und Serviceverträgen lässt sich der Aufwand auf ein Minimum reduzieren. Insbesondere die Möglichkeiten der Remote-Wartung kommen immer stärker zum Tragen. Leasingverträge sind eine Option, die Instandhaltung auszulagern. Wichtig ist jedoch, stets die Anforderungen und Auflagen der Arbeitsschutzvorschriften zu erfüllen.


Bildnachweis:©Shutterstock-Titelbild: Dean Drobot -#01: frantic00  -#02: garetsworkshop -#03: cifotart -#04: anela.k _

Rebecca Liebig

Über 

Rebecca Liebig ist gerade im achten Monat schwanger. Voller Vorfreude auf ihr Baby genießen sie und ihr Mann die spannende Zeit. Von der ersten Übelkeit bis hin zu den Bewegungen ihres Mädchens halten sie alles fest. Schließlich möchte man sich später ja auch an diese Zeit erinnern. Bei der Planung des Kinderzimmers gehen die Vorstellungen zwar auseinander. In einem sind sich Rebecca und ihr Mann jedoch einig: Die aufregende Zeit wollen sie so richtig genießen. Rebecca plant, drei Jahre mit ihrer Tochter zu Hause zu bleiben. Auch ihr Mann möchte zwei Monate Elternzeit nehmen.

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