Digitalisierung im Betrieb: Praktische Beispiele für mehr Effizienz

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Die Digitalisierung hat die Arbeitswelt drastisch verändert. Das bedeutet für KMUs eine große Umstellung und ermöglicht gleichzeitig eine verbesserte Effizienz.

Die Entwicklung der digitalen Arbeitsplatzgestaltung

Nicht alle kleinen und mittleren Betriebe können sich mit den Veränderungen im Zuge der Digitalisierung anfreunden. Die Ansätze sind im Vergleich zu den bisherigen Abläufen ganz neuartig. Die extrem geburtenstarken Jahrgänge zwischen 1960 und 1980 haben teilweise gewisse Schwierigkeiten mit der Anpassung an die moderne Technologie. Personen aus diesen Jahrgängen können sich das papierlose Büro oft nicht vorstellen. Trotzdem gelingt es nach und nach, sich allmählich an die Neuerungen zu gewöhnen. Das ist auch nötig, denn es gibt immer mehr Berufe, in es ohne digitale Mittel nicht mehr läuft.

Von 2008 bis 2014 hat sich die Anzahl der Berufstätigen, die im digitalen Umfeld arbeiten, von nahezu 290.000 auf rund 460.000 erhöht. Diese Zahlen stammen von der Forschungsstudie „Die digitale Wirtschaft in Zahlen“ und weisen darauf hin, dass der Schritt in die digitale Welt unvermeidbar ist. Im Folgenden sollen nähere Informationen sowie einige Beispiele aufgeführt werden, um die Vorteile dieser Entwicklung konkret darzustellen.

Durch digitale Prozesse Papier einsparen

Anstatt Briefe zu schreiben oder Faxe zu schicken, werden Nachrichten mittlerweile fast nur noch per Mail verschickt. So erhalten die Empfänger die Post viel schneller, zudem spart man sich das Porto.

Das sogenannte papierlose Büro ist ein Beispiel für die fortschreitende Digitalisierung im Büro. Briefe und Faxe gehören nunmehr immer öfter der Vergangenheit an. (#1)

Das sogenannte papierlose Büro ist ein Beispiel für die fortschreitende Digitalisierung im Büro. Briefe und Faxe gehören nunmehr immer öfter der Vergangenheit an. (#1)

Selbst diejenigen, die der Digitalisierung eher skeptisch gegenüberstehen, erkennen die Vorteile der digitalen Kommunikation:

  • Man spart nicht nur Papier, sondern auch Druckkosten, wodurch weniger Platz für das Archiv erforderlich ist. Anstatt alles auszudrucken, werden die wichtigen Dokumente auf der Festplatte gespeichert oder in der Cloud abgelegt. Darum sind moderne, „papierlose“ Büros meistens deutlich kleiner als die traditionellen Büroräume. So lässt sich sogar die Miete senken.
  • Die digitale Verwaltung macht es möglich, die kommunizierten Daten problemlos weiterzuleiten, zu kopieren oder zu speichern. Auch das spart viel Zeit, Aufwand und damit auch Geld ein.
  • Die Reduzierung des Papierverbrauchs ist ein positiver Beitrag für den Umweltschutz. Darum liefern auch Organisationen wie der WWF wichtige Tipps zum Papiersparen.

Die Digitalisierung spart Zeit

Das Durchsuchen von ausgedruckten Listen und das umständliche Zählen vom Warenbestand nimmt viel Zeit in Anspruch. Dieser Aufwand lässt sich durch die Nutzung elektronischer Daten signifikant verringern. Anstelle ein Klemmbrett mit Warenlisten zu benutzen, verwendet man beispielsweise im logistischen Bereich digitale Geräte. Diese gleichen die aufgenommenen Daten sofort mit der Bestellabteilung ab. Das funktioniert auch bei Groß- und Einzelhändler und im Supermarkt.

Bei der Bestellung von Waren ist ein Zugang zu den digitalen Kommunikationswegen mittlerweile Standard. Wer auf die Digitalisierung setzt, der kontrolliert nicht nur den Warenbestand mit den geeigneten Geräten, sondern auch die Bestellung erfolgt online. Auf diesem direkten Weg lässt sich der Bestand rechtzeitig wieder auffüllen, und zwar bei einem sehr geringen Zeitaufwand. Hier zeigt sich eindeutig die Effizienz der Digitalisierung.

Online Bestellungen, die den Warenbestand auffüllen sparen eine Mege Zeit - kein Wunder, dass der Onlinehandel ein weiterer Baustein zur Digitalisierung der Büros darstellt. (#2)

Online Bestellungen, die den Warenbestand auffüllen sparen eine Mege Zeit – kein Wunder, dass der Onlinehandel ein weiterer Baustein zur Digitalisierung der Büros darstellt. (#2)

Die Bündelung der Daten: Ein wesentliches Element im digitalisierten Vertrieb

Unter anderem ist es im Vertrieb sehr sinnvoll, die einzelnen Daten zu bündeln, um sie nicht manuell erfassen und abgleichen zu müssen.

Die Prozesse werden zum Beispiel folgendermaßen organisiert:

  • Die Vertriebsmitarbeiter nutzen funktionale Smartphones, um Kontaktdaten wie Telefonnummern zu speichern und immer Zugriff zu den wichtigen Dokumenten zu haben.
  • Ein firmeninternes Verwaltungssystem der Firma ist für die Mitarbeiter von jedem Standort aus zugänglich, sodass sie Aktualisierungen eintragen können. Das können Termine, bestimmte Notizen oder andere wichtige Infos sein.
  • Häufig gibt es ein ausgereiftes Verwaltungssystem, das die Bedienung erleichtert und nur eine kurze Einarbeitung der Vertriebler erfordert.
  • Durch das ständig aktualisierte System haben sämtliche Mitarbeiter der Vertriebsabteilung Zugriff auf die neusten Daten. So sind alle auf dem gleichen Wissensstand.

Schnelle Reaktionen und eine unmittelbare Kommunikation sind in einem solchen Vertriebssystem möglich. Für den Betrieb bedeutet das einen klaren Vorteil gegenüber der vorherigen Methode, bei denen sich die Mitarbeiter telefonisch oder im persönlichen Gespräch austauschten und dafür deutlich mehr Zeit benötigten.

Smartphones, kleine Computer und Tablets: Digitale Begleiter, die inzwischen unersetzlich sind

Ob man Smartphones oder mobile Computer an die Mitarbeiter verteilt, durch die digitalen Geräte erhält man dringende Infos und ein sofortiger Austausch wird unterstützt. In der Folge lassen sich die aktuell anstehenden Aufgaben zügiger erledigen, denn die ständigen Nachfragen nach den wichtigen Kontaktdaten oder Dokumenten entfallen. Als besonders praktisch gilt die noch relativ neue Erfindung der Cloud. Hierfür braucht man nicht einmal einen internen Server in der Firma und spart damit viel Geld bei den Hardware- und Archivierungskosten.

Aber auch im Vertiebsbereich ist die Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Warenbestände können unter anderem verwaltet, geprüft und weitergegeben werden. (#3)

Aber auch im Vertiebsbereich ist die Digitalisierung nicht mehr wegzudenken. Warenbestände können unter anderem verwaltet, geprüft und weitergegeben werden. (#3)

Durch die Bündelung der Vertriebsdaten entfällt der hohe Papierverbrauch, zudem haben alle betroffenen Mitarbeiter Zugriff auf die relevanten Daten. Sie benötigen nur noch einen Internetzugang und ein geeignetes Gerät, um darauf zuzugreifen. Der Datenpool ist sozusagen das Herz des gesamten Systems und beinhaltet sämtliche Details, die für eine gezielte Kundenbetreuung wichtig sind.

Mit ihrem kleinen Format sind Smartphones, Tablets und kleine PCs perfekt für den mobilen Einsatz geeignet. Für die Mitarbeiter bedeutet das mehr Flexibilität. Kein Wunder also, dass immer mehr Leute von zuhause aus arbeiten und sich damit den täglichen Weg zur Arbeit ersparen.

Die Vorzüge der Digitalisierung in der Logistik

Wie bereits erwähnt, haben die digitalen Tools auch Eingang in die Logistik gefunden. Hier sind die Geräte unter anderem dafür zuständig, den Fuhrpark zu organisieren. Sie helfen dabei, die nötigen Checks rechtzeitig zu planen, ob es um den TÜV der Fahrzeuge geht oder um die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine.

In früheren Jahren hatte der Fuhrparkverantwortliche die Aufgabe, für die verschiedenen Prozesse Listen zu erstellen und zu aktualisieren. Er musste den Überblick über Vorlagetermine behalten und die Fahrer stets auf dem Laufenden halten. Heutzutage meldet das Digitalgerät, wann es Zeit für die nächste Kontrolle ist. Mit der digitalen Unterstützung ist die sichere Planung nicht mehr so arbeitsintensiv. Durch die dezentralen Systeme braucht sich der Verantwortliche nicht mehr um jeden einzelnen Schritt zu kümmern, denn ein Großteil seiner Arbeit wird durch das digitale Kontrollgerät erledigt.

Die Digitalisierung im Bereich der Logistik ist immens wichtig geworden. Hier kann zum Beispiel der firmeninterne Fuhrpark sicher und einfach in Echtzeit gemanagt werden. (#4)

Die Digitalisierung im Bereich der Logistik ist immens wichtig geworden. Hier kann zum Beispiel der firmeninterne Fuhrpark sicher und einfach in Echtzeit gemanagt werden. (#4)

Digitalisierung und Standardisierung in der Immobilienwirtschaft

Nicht nur die großen Konzerne der Immobilienwirtschaft setzen auf standardisierte Prozesse. Auch kleinere Betriebe wissen die ressourcensparenden Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. Die verschiedenen Modelle helfen dabei, die objektbezogenen Daten zu speichern und im Bedarfsfall zugänglich zu machen.

Das ist unter anderem bei einem Eigentümerwechsel sinnvoll, wenn eine Objekthistorie gewünscht wird. Zudem sind die digitalisierten Kontrollsysteme für ein umfassendes Facility Management unverzichtbar. Durch ein geeignetes Programm erhalten die in das Projekt involvierten Personen immer die aktuellen Informationen. So haben nicht nur die Eigentümer alle relevanten Daten griffbereit, sondern auch die Verwaltung und die Verantwortlichen für das Facility Management.

Keine Angst vor dem Schritt in die Digitalisierung

Gerade kleinere, traditionelle Betriebe tun sich oft schwer mit Neuerungen. Die Unternehmer sollten sich bewusst machen, dass sie nur durch den Schritt in die digitale Welt mit der Konkurrenz mithalten können. Es gibt keinen Anlass, sich vor dieser Entwicklung zu fürchten.

Den Mitarbeitern, die womöglich mit einer Entlassung rechnen, sollte man die Vorzüge genau erläutern:

  • Auch wenn einige Jobs durch die Digitalisierung wegfallen können, entstehen zugleich neue, moderne Arbeitsplätze,
  • durch eine Umorientierung und Weiterbildung haben die Angestellten die Chance auf einen beruflichen Aufstieg,
  • die digitalen Prozesse sind nicht nur für den Beruf wichtig, sondern auch im Privatleben,
  • in vielen Fällen können die Mitarbeiter die Gelegenheit nutzen, um den zukünftigen Arbeitsplatz selbst mitzugestalten.
Haben Sie keine Angst vor der Digitalisierung, sondern wagen Sie den Schritt in Richtung Zeitersparnis, papierlosem Büro und optimiertem Datenmanagement. (#5)

Haben Sie keine Angst vor der Digitalisierung, sondern wagen Sie den Schritt in Richtung Zeitersparnis, papierlosem Büro und optimiertem Datenmanagement. (#5)

Abschließende Meinungen zur Digitalisierung

Die Digitalisierung sollte nicht als etwas Fremdes betrachtet werden, sondern im besten Fall als eine große Chance, sich weiter zu entwickeln. Tatsächlich sieht es momentan noch so aus, als ob knapp zwei Drittel der mittelständischen Unternehmen die Digitalisierung nur langsam vorantreibe. Dennoch beobachtet etwa die gleiche Anzahl, dass der Verdrängungswettbewerb durch die digitalen Veränderungen stärker wird. Die Zyklen der Produktion und Innovationen werden kürzer, was eine große Herausforderung bedeutet.

Den meisten Unternehmern geht es bei der Digitalisierung darum, Kosten zu senken und die Produktivität zu steigern. Wer zukunftsorientiert denkt, erkennt jedoch, dass es bei der Nutzung von digitalen Ressourcen nicht nur um Effizienz geht. In diesem Sinne spielt auch die Nutzung neuer Vertriebsmöglichkeiten eine Rolle, ebenso wie die Erneuerung des Angebots und des Marketingkonzepts.

Big Data und Cloud Systeme sind für die KMUs oft ein noch weit entferntes Ziel. Je mehr sich die Unternehmer mit den etablierten Technologien befassen, um so näher rücken sie jedoch der verbesserten Digitalisierung. Online-Kauf und –Verkauf, Automatisierungen und eine individualisierte Kundenpflege werden inzwischen immer häufiger realisiert.


Bildnachweis: © Shutterstock-Titelbild: SFIO CRACHO, -#1 Africa Studio, -#2 William Potter, -#3 wavebreakmedia, -#4 MOLPIX, -#5 Ink Drop

Über 

Sabrina Müller, geboren 1982 in Berlin, ist inzwischen Mutter von drei Kindern. Eigentlich wollte sie gar nicht so viele Kinder. Nachdem ihre erste Tochter jedoch wirklich pflegeleicht war, haben sich Sabrina und ihr Mann für weitere Kinder entschieden. Konnte ja keiner wissen, dass auf pflegeleicht nicht immer auch wieder pflegeleicht folgt. Nach der ersten Tochter folgten noch ein Mädchen und ein Junge. Ihre Rasselbande füllt Sabrinas Leben derzeit aus. Neben der Betreuung der Kinder engagiert sich Sabrina auch im Kindergarten und näht und bastelt gerne.

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