Aufbewahrungsfristen im Einzelhandel

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Ausnahmslos jeder Gewerbetreibende ist in Deutschland dazu verpflichtet, geschäftliche Dokumente über einen gesetzlich vorgegebenen Zeitraum, die so genannte Aufbewahrungsfrist, aufzuheben. Dabei unterscheidet man Aufbewahrungsfristen von sechs Jahren und Fristen von zehn Jahren.

Über die Aufbewahrungsfrist nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften

In Deutschland gibt es zum einen den Bereich des Steuerrechts, in dem die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) festgehalten sind und den Bereich des Handelsrechts, das die Aufbewahrungspflichten und –fristen im Handelsgesetzbuch (HGB) regelt.

Auch im Umsatzsteuergesetzt (UStG) finden sich einige Vorschriften zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Das Handelsgesetzbuch wendet sich als spezielleres BGB hauptsächlich an Kaufleute, die Abgabenordnung und das Umsatzsteuergesetz sind dagegen rein steuerliche Vorschriften. Die Regelungen, die sich in AO, UStG und HGB finden, stimmen in großen Teilen überein, für die betriebliche Praxis sind aber vor allem die steuerrechtlichen Vorschriften aus Abgabenordnung und auch Umsatzsteuergesetz relevant.

Wichtige Informationen zum den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden sich zudem noch in zwei Schreiben des Bundesfinanzministeriums von 1995 und 2001:

  • BMF-Schreiben vom 7. November 1995 „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS)
  • BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU

Bei Aufbewahrungsfristen unterscheidet der Gesetzgeber grundsätzlich zwischen zwei verschiedenen Arten:

    1. Nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB besteht für alle Handels- und Geschäftsbriefe – die empfangenen und Kopien der versandten – eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist. Das gilt zudem für alle anderen Unterlagen, die steuerlich relevant sind.
    2. Zehn Jahre aufzubewahren sind Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz. Dazu zusätzlich Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis dieser Dokumente benötigt werden. Die Details sind gesetzlich in § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a der Abgabenordnung und § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 des Handelsgesetzbuches sowie § 14 b Abs. 1 des Umsatzsteuergesetzes geregelt.

Nach § 140 des Steuerrechts (Abgabenordnung) sind über die AO hinaus auch andere Gesetze für steuerliche Aufbewahrungsregelungen relevant. Mit diesen „anderen Gesetzen“ ist nicht nur das HGB gemeint, sondern auch alle anderen Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten eigene Aufbewahrungsfristen festlegen. Diese speziellen Fristen können dabei kürzer sein als die allgemein gültigen Fristen, aber auch erheblich länger. Eigene Regelungen gibt es zum Beispiel für die Baupläne des Architekten, oder auch die Mandantenakte des Rechtsanwalts.

Achtung!

Durch diese speziellen Fristen werden Gewerbetreibende im Zweifel nicht von der allgemein gültigen Frist, welche die Abgabenordnung vorsieht, entbunden, da sie nicht im Steuerrecht angesiedelt sind.

Wer muss die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten?

Aufbewahrungsfristen im Einzelhandel: Welche Unterlagen muss man wie lange aufbewahren? (#01)

Aufbewahrungsfristen im Einzelhandel: Welche Unterlagen muss man wie lange aufbewahren? (#01)

Das Handels- oder Steuerrecht verpflichtet jeden, der Bücher und Aufzeichnungen führt, auch dazu, eben diese Aufzeichnungen über die Dauer der festgelegten Aufbewahrungsfristen aufzubewahren. Diese Personen unterliegen damit einer Aufbewahrungspflicht. Auch die Größe des Umsatzes eines Unternehmens kann dazu verpflichten, Unterlagen aufzubewahren.

In der Abgabenordnung etwa ist festgelegt, dass alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- beziehungsweise Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen und damit zur Aufbewahrung dieser verpflichtet sind. Die Umsatzgrenze liegt derzeit bei 500.000 Euro, die Gewinngrenze bei 50.000 Euro.

Aufbewahrungsfristen gibt jedoch nicht nur für Gewerbetreibende, sondern auch für Privatpersonen. Nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG beträgt sie zwei Jahre. Diese Frist gilt für zum Beispiel für Rechnungen, Zahlungsbelege oder auch weitere Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgt sind und endet nach Ablauf der Frist mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahrs.

Für welche Unterlagen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?

Grundsätzlich gilt, dass alle Unterlagen aufbewahrt werden müssen, die irgendwie für die Besteuerung relevant sein könnten. In § 147 AO findet sich zudem eine Auflistung aller aufbewahrungspflichtigen Unterlagen.

      • Buchungsbelege
        In diese Kategorie fallen alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle. Sie sind damit die Grundlage der Eintragungen in die Geschäftsbücher. Je nach Art des Geschäftsvorfalls können das zum Beispiel folgende Belegen sein: Rechnungen bzw. Rechnungskopien, Lieferscheine, Auftragszettel, Lohn- und Gehaltslisten, Lohnabrechnungen, Vertragsurkunden, Zahlungsanweisungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenberichte, Schecks, Buchungsanweisungen, Aufzeichnungen über Warenbestandsaufnahmen, Jahresabschlusslisten, Reisekostenabrechnungen, Bescheide über Steuern, Gebühren und Beiträge, Kommissionslisten, Werkstattabrechnungen, Ursprungsbelege (Preislisten, Kontrollzettel), Aktennotizen, Protokolle oder auch Prüfungsberichte
      • Bücher und Aufzeichnungen
        Dazu gehören die Handelsbücher, Grundbücher sowie Haupt- und Nebenbücher. Bei doppelter Buchführen werden diese Nebenbücher in Form von Konten geführt.
      • Inventare
        Da Inventare Aufzeichnungen von wertbeständiger und körperlicher Bestandsaufnahme aller Schulden und Vermögensgegenstände darstellen, müssen sie aufbewahrt werden. Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung schreiben außerdem die Aufbewahrung von Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften vor, sobald sie für das Verständnis der Bücher notwendig sind.
      • Handels- und Geschäftsbriefe
        Als Handels- beziehungsweise Geschäftsbrief gilt jede Korrespondenz, die die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts beziehungsweise eines Handelsgeschäfts zum Inhalt hat.
      • Sonstige Unterlagen
        Diese Kategorie umfasst alle Unterlagen, die in irgendeiner Art für die Besteuerung relevant sein könnten und die nicht in eine der anderen Kategorien eingeordnet werden können.

Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Ungeachtet der Aufbewahrungsform ist zunächst mal wichtig, dass die aufbewahrten Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sind und auch bleiben. In § 14b Abs. 1 S. 2 UStG findet sich zum Beispiel eine gesonderte Regelung für Rechnungen, die für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren lesbar sein müssen. Liegen diese Originalunterlagen auf Thermokopierpapier vor (wie zum Beispiel bei Tankrechnungen), müssen diese Originalunterlagen für steuerliche Zwecke kopieren und mit dieser Kopie aufbewahrt werden.

Um Platz für meterlange Aktenschränke zu sparen, ist es natürlich möglich, alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auf Datenträgern zu speichern. Wie bei der nicht-digitalen Aufbewahrungsform muss auch hier sichergestellt sein, dass die Daten über den gesamten Zeitraum von zehn Jahren lesbar sind. Die wichtigsten Vorschriften zu diesem Thema sind in § 147 Abs. 2. Abgabenordnung und § 14 UStG sowie in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 2. Juli 2012 zu finden. Grundsätzlich gilt aber, dass es möglich sein muss, die inhaltliche Wiedergabe der Unterlagen maschinell auszuwerten.

Über den Aufbewahrungsort der Unterlagen

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen nach den steuerrechtlichen Vorschriften in § 146 Abs. 2 der Abgabenordnung grundsätzlich in Deutschland aufbewahrt werden. Das Handelsgesetzbuch schreibt dafür allerdings keinen speziellen Ort vor. Es muss allerdings möglich sein, die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorzulegen (§ 239 Abs. 4 S. 2 HGB).

Steuerpflichtige können gemäß § 146 Abs. 2a der Abgabenordnung bei der zuständigen Finanzbehörde einen Antrag stellen, der es ermöglicht, elektronische Bücher und andere elektronischen Aufzeichnungen auch außerhalb des Geltungsbereiches der AO (also Deutschland) zu führen und aufzubewahren.

Aufbewahrungsfristen im Einzelhandel

Zunächst sind im Einzelhandel natürlich die allgemein gültigen Aufbewahrungsfristen relevant. Gelegentlich kommt es bei diesen Vorschriften aber zu Veränderungen, die besonders einzelne Branchen betreffen. Wichtig speziell für den Einzelhandel war zum Beispiel eine Verschärfung der Kriterien bezüglich der Aufbewahrungsfrist von Unterlagen bei Bargeldgeschäften, die 2010 beschlossen wurde.

Dieser Beschluss betrifft vor allem den Einzelhandel, weil diese Unternehmen ihre Bareinnahmen häufig mit Hilfe von Registrierkassen (auch PC-Kassen/PC-gestützten Kassensystemen) oder auch Wagen mit Registrierkassenfunktion ermitteln. Dabei reicht es nun nicht mehr, die Rechnungsendsummen zu speichern. Stattdessen müssen alle Einzeldaten, die steuerlich relevant sind sowie alle mit dem betreffenden Registriergerät erstellen Rechnungen unverändert und vollständig aufbewahrt werden.

Diese Unterlagen müssen dann während der Aufbewahrungsfrist, die zehn Jahre dauert, zu jeder Zeit lesbar, für eine Betriebsprüfung verfügbar und außerdem maschinell auswertbar sein. Bis zum Ende des Jahres 2016 gilt eine Übergangsregelung.

Wichtig:

Ausdrucke der betreffenden Unterlagen reichen nicht aus! Einzelhändler müssen dafür sorgen, dass die Daten der Kassen nicht nur in digitaler Form verfügbar, sondern auch maschinell auswertbar sind, besonders für Prüfungen durch das Finanzamt.


Bildnachweis: © Fotolia Titelbild: Jürgen Fälchle – #01 tashatuvango

Über 

Marius Beilhammer, Jahrgang 1969, studierte Journalismus in Bamberg. Er schreibt bereits viele Jahre für technische Fachmagazine, außerdem als freier Autor zu verschiedensten Markt- und Businessthemen. Als fränkische Frohnatur findet er bei seiner Arbeit stets die Balance zwischen Leichtigkeit und umfassendem Know-how durch seine ausgeprägte Affinität zur Technik.

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